Анализ эффективности внедрения систем электронного документооборота (СЭД). Анализ системы электронного документооборота на предприятии ооо "ипсос" · Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ

Нормативные основы внедрения электронного документооборота

Обзор СЭД, представленных на российском рынке

Оценка экономической эффективности применения СЭД
в ООО «Сенатор

Внедрение системы электронногодокументооборота в управляющей компании холдинга

ГЛАВА II. Внедрение системы электронного документооборота в управляющей

Внедрение системы электронного документооборота в управляющей

Оценка качества внедрения системы электронного документооборота в организациях

ГЛАВА I. Нормативные основы внедрения электронного документооборота

Система автоматизации документооборота , система электронного документооборота (СЭД) - автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Внедрение электронного документооборота в судах

Минюстом РФ разрабатывается проект поправок в Кодексы, прописывающий правила и порядок применения в судопроизводстве электронного документооборота. Их действие может вступить в силу в 2016 году.

Нормы законопроекта позволят участникам процесса использовать для обмена документами сеть Интернет, по которой можно будет направлять официальные бумаги в суд, в прокуратуру и следователю.

Заявления, ходатайства, жалобы, представления и другие виды документов направляются в суд в формате электронного документа. Для этого на официальном сайте соответствующего органа необходимо будет заполнить нужную электронную форму, а затем подписать документ усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП). Судебные органы, в свою очередь, также могут предоставить постановления, приговоры, жалобы и т.д. по телекоммуникационным каналам связи. Письменные доказательства можно также пересылать в электронном виде, а вот на составляющие государственную тайну сведения такой порядок не распространяется.

Комплексное внедрение системы электронного документооборота

Система электронного документооборота является многофункциональным программно-техническим комплексом для автоматизации управления деловыми процессами в условиях распределенного использования информации разными специалистами и может охватывать как отдельные, так и все бизнес-процессы организации:

• организационно-распорядительный документооборот и делопроизводство
• договорной и финансовый документооборот
• кадровый документооборот
• проектно-конструкторский и проектно-сметный документооборот
• управление проектами
• управление заявками на тех. присоединение
• управление конкурсной документацией
• процессы подготовки, сбора, хранения и публикации корпоративной отчетности
• внешний и внутренний маркетинг
• и др.

Таким образом,ECM может охватывать обработку самой различной документации: приказы, распоряжения, указания, входящая и исходящая корреспонденция, поручения, протоколы и выписки из протоколов, договоры, дополнительные соглашения и акты, приказы об обучении и командировании; техническая и нормативная документация; кадровые, тендерные, учетные документы, аудио-, видео контент, графические файлы и др.

Documentum:

• Хранение и управление любым содержанием
• Поддержка и управление всеми этапами жизненного цикла документов
• Контроль сроков и качества исполнения документов и поручений
• Обеспечение защиты и конфиденциальности информации
• Обеспечение возможности совместной работы над документами
• Возможность распределенной работы
• Широкие средства поиска необходимых документов
• Интеграция со смежными КИС компании

Возможности СЭД:

Автоматизированное делопроизводство и управление документами:

• создание документов ("с нуля", из шаблона, импорт документов)
• коллективная работа, рецензирование
• проверка оформления
• согласование / утверждение /подписание
• регистрация документов
• рассылка документов
• наложение резолюций, формирование поручений, как связанных, так и не связанных с документом
• исполнение резолюций и поручений, отчеты об исполнении
• контроль исполнения сроков и качества резолюций и поручений
• поддержка юридически значимого документооборота с использованием ЭЦП
• перевод на архивное хранение документов в соответствии с регламентом

Сервисные функции:

• атрибутивный и полнотекстовый поиск документов
• поддержка связи между документами
• сохранение всех версий документов;
• поддержка механизма делегирования полномочий
• формирование пользователем "личных папок"
• настройка интерфейсных "окон" в соответствии с предпочтениями пользователя
• формирование задач и уведомлений
• формирование статистических отчетов
• журналирование работы с документами в системе
• аудит всех действий в системе

Технологические возможности:

• защита информации, разграничение прав доступа
• гибкая настройка бизнес-процессов и прав доступа
• интеграция и обмен данными с другими корпоративными бизнес-приложениями (ERP, системами управления проектами, электронными торговыми площадками и др.) и системами электронного документооборота контрагентов
• поддержка многофилиальной работы
• поддержка федеративной распределенной архитектуры системы с возможностью репликации информации между узлами системы
• "мобильный офис" для удаленной работы пользователей

Внедрение системы электронного документооборота в организации позволит:

• Сократить или исключить бумажный документооборот
• Создать единое хранилище документов организации
• Сократить время на обработку документов
• Обеспечить контроль исполнения поручений, прозрачность бизнес-процессов и повысить уровень исполнительской дисциплины
• Стандартизировать и регламентировать бизнес-процессы
• Исключить дублирование документов
• Обеспечить безопасность хранения документов
• Своевременно доставлять документы исполнителям (отправление/доставка документов/поручений в режиме реального времени)
• Обеспечить удаленный защищенный доступ к документам
• Сократить время поиска необходимых документов
• Снизить расходы на хранение бумажных документов
• Сократить транзакционные издержки

Решения компании TOPS Consulting по автоматизации документооборота дают возможность организациям управлять всеми аспектами жизненного цикла документов – от создания до архивирования. Обеспечивается поддержка полного цикла работы с документом: создание документа, коллективная разработка и рецензирование, проверка оформления, согласование, утверждение, регистрация, рассылка, выдача поручений, исполнение и контроль исполнения резолюций, перевод документа в архив и его хранение в соответствии с установленным регламентом.

В рамках комплексного внедрения системы документооборота компания TOPS Consulting осуществляет работы по:

• автоматизации всех требуемых бизнес-процессов организации
• созданию электронного архива организации
• обеспечению потокового ввода документов в систему или архив
• интеграции с используемыми в организации бизнес-приложениями (ERP (SAP, Oracle, Axapta), СRM, другие СЭД, EAM, электронные площадки и др.)
• созданию распределенной системы электронного документооборота для территориально-распределенных организаций
• внедрению ЭЦП и систем дополнительной защиты информации
• внедрению системы статистической отчетности по документообороту

Комплексное внедрение системы электронного документооборота в организации обеспечивает всеобъемлющую инфраструктуру для консолидации, интеграции и управления всеми типами информации.

Комплексное внедрение СЭД в организации означает переход на новые (безбумажные) методы работы, что затрагивает практически всех сотрудников.

Естественно, что это - непростое дело, требующее определенных знаний и опыта.

Если выполнять эту работу своими силами, то получится дешевле, но сложно гарантировать сроки выполнения проекта. Опытная команда внедрения выполнит эту работу надежнее и быстрее. В любом случае без команды внедрения не обойтись - будут ли это собственные специалисты или сторонние компании.

В процессе внедрения не стоит полагаться только на ИТ-специалистов. Например, один из этапов внедрения «Построение бизнес-процессов» - это задача управляющего делами, директора по развитию, а не ИТ-специалиста. Поэтому перед внедрением СЭД своими силами организация должна быть готова к тому, чтобы иметь в штате необходимое количество специалистов различного профиля.

Определим основные требования к составу команды внедрения.

1. Руководитель-аналитик - отслеживает все бизнес-процессы организации, может на них влиять, представляет себе, как должна работать организация в СЭД.

2. Организатор внедрения (менеджер проекта) - следит за ходом проекта, планирует работы, стимулирует персонал, принимает административные меры.

3. Обученные специалисты по системе (ИТ и предметники) - детализируют ход работы, настраивают систему и обучают всех остальных пользователей, пишут инструкции, положения и пр.

Если такая команда существует в организации, шанс внедрить систему своими силами существует. В ином случае следует нанимать стороннюю команду внедрения поставщика или его партнера.

Сторонняя команда внедрения разрабатывает проект внедрения, инструкции пользователям системы, адаптирует систему под конкретную организацию, проводит организационные собрания.

Этот вариант, без сомнения, дороже самостоятельного внедрения, но он обеспечивает внедрение системы качественно и в заданные сроки. Поэтому при выборе сторонней команды следует убедиться в профессиональных навыках и опыте этих специалистов. Для этого необходимо оценить уже выполненные ими проекты.

Этапы технологии внедрения

Технология внедрения обеспечивает больше половины успеха. Поэтому при выборе компании-внедренца следует внимательно изучить ее технологию внедрения и оценить контрольные точки - критерии качества внедрения на промежуточных этапах. Наличие и количество контрольных точек могут служить показателем зрелости технологии.

Рассмотрим их особенности для внедрения СЭД.

1. Обследование организации. Выделяются основные документы организации и основные бизнес-процессы, по которым будет проводиться исследование. Поэтому до начала работ определяются порядок внедрения, отделы, которые будут охвачены исследованием исходя из их участия в бизнес-процессах. Сроки исследования от 2 до 4 недель для разработки проекта.

2. Обучение персонала. Как показывает опыт, при внедрении СЭД необходимо обучить, как минимум, 30% сотрудников. Это связано с количеством охватываемых сотрудников. Невозможно закрепить за каждым сотрудником консультанта, поэтому сотрудники должны уметь консультировать друг друга, каждый третий должен уметь объяснить коллегам, что и как сделать в той или иной ситуации.

Экономия денег и времени на этом этапе приведет к увеличению расходов на проведение опытной эксплуатации и срыву ее сроков. На обучение надо закладывать больше времени в графике внедрения с учетом того, что необходимо обучить большое количество персонала.

3. Разработка инструкций - крайне важный этап. До начала работ каждый сотрудник должен получить инструкцию по работе в системе, это позволит снять недоверие к системе и объяснить основные моменты работы в системе ЭДО.

4. Опытная эксплуатация - этап, который позволит оценить готовность организации к промышленной эксплуатации системы.

И все же, несмотря на большую трудоемкость процесса, существуют много примеров успешного и эффективного внедрения СЭД.

Для краткого обзора существующих на российском рынке систем электронного документооборота были взяты наиболее известные системы, занимающие лидирующие позиции, активно развивающие функционал продукта, тем самым завоевывая новых клиентов. Информацию об этих СЭД можно найти в различных открытых источниках. Зарубежные платформы, которые хотя и могут использоваться для автоматизации работы с документами, но по причине высокой стоимости не получили большого распространения в отечественных организациях, не рассматриваются.

Ниже рассмотрены некоторые СЭД, функциональность, преимущества и недостатки каждой из них. Далее на основе данного материала будет составлена таблица сравнения рассмотренных программных продуктов по ключевым функциям и приведены их оценки.

«DocsVision»

Система «DocsVision» - программный продукт, предназначенный для создания автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Включает предметно-ориентированную платформу с открытыми интерфейсами прикладного программирования для разработки заказных приложений и готовые типовые приложения с возможностями параметрической настройки. Разработчик - «DocsVision», компания выделилась из «Digital Design». Разрабатывается с 1998 года.

Функции:

- автоматизация управления предприятием;

- поддержка процессного подхода в организации управления;

- автоматизация систем менеджмента качества;

- автоматизация процессов согласования и утверждения документов;

- средства контроля исполнения документов и заданий;

- маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей;

- управление процессами обработки документов;

- организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками;

- автоматизация канцелярии;

- создание электронного архива документов.

Преимущества:

- возможность развития функционала;

- унифицированные механизмы накопления и хранения всей информации о процессах и приложениях;

- единые средства контроля исполнения заданий, интегрированные со средствами календарного планирования;

- централизованные механизмы поиска информации вне зависимости от приложения, процесса, типа документов;

Возможность накопления информации о прохождении процессов и использования этой информации для реинжиниринга;

- унифицированный интерфейс, нет необходимости в дополнительном обучении при внедрении новых приложений;

- тесная интеграция с используемой системой электронной почты и календарного планирования;

Единая очередь заданий для всех процессов и приложений (система самостоятельно информирует о необходимости выполнения тех или иных действий);

Средства автоматической инсталляции программного обеспечения на рабочие места пользователей (не требуется времени на инсталляцию и обновление клиентских приложений);

- WEB доступ ко всем функциям системы;

- единая система разграничения прав доступа, интегрированная со стандартными средствами безопасности Windows.

Недостатки:

Отсутствие проверки документов на дублирование при регистрации;

Отсутствие возможности регистрации документа на основании существующего;

Отсутствие обеспечения учета, контроля движения и сроков хранения дел и документов в архиве;

Существенные ограничения в доработке решений без участия компании производителя платформы.

«Мотив»

«Мотив» - это система оперативного управления компанией, реализованная в виде web-приложения, что позволяет организовать доступ к ней с любой рабочей станции, подключенной к сети Интернет. Подача информации в системе построена на нескольких простых для освоения понятиях - таких как Проект, Задача, Действие, Сотрудник, Отчет и т.д. Разработчик - «Мотив». Система представляется как инструмент управления предприятием. На рынке с 2004 года.

Функции:

Создание единого информационного пространства компании;

Организация и ведение внутреннего электронного документооборота компании;

Возможность коллективной работы над проектами;

Возможность управления большим количеством задач и поручений;

Контроль над занятостью персонала;

Управление большим объемом документов;

Обеспечение конфиденциальности информации;

Быстрый и удобный поиск информации в соответствии с правами пользователя в системе;

Ведение архивов проектов, задач и документов.

Преимущества:

Преднамеренное упрощение объектной модели системы, что способствует ее успешному внедрению и позволяет уменьшить затраты времени и средств на обучение персонала;

Объединение функционала нескольких классов систем управления;

Работа с различными интерфейсами;

Возможность самостоятельного внедрения;

Широкие возможности интеграции;

Для администрирования системы не требуется каких-либо специальных навыков;

Понятный функционал.

Недостатки:

- отсутствие шаблонов создаваемых документов;

- отсутствие возможности регистрации документов со сканера;

- отсутствие совместимости с ПО, обеспечивающим распознавание образов документов;

- отсутствие ведения истории работы с документом;

Отсутствие возможности организации работы в режиме off-line;

Отсутствие возможности назначения ответственного исполнителя по документу;

Отсутствие ведения отдельной архивной базы документов;

Отсутствие учета места хранения оригинальных документов.

«Directum»

Система «Directum» представляет собой систему электронного документооборота и управления взаимодействием. Разработчик - «Directum». На рынке с 2003 года. «Directum» поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное бумажное делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. Таким образом обеспечивается «безболезненный» переход компании на электронный документооборот и быстрая адаптация сотрудников. К преимуществам относят широкую функциональность и простые принципы работы.

Управление электронными документами;

Управление деловыми процессами;

Управление договорами;

Управление совещаниями;

Управление взаимодействием с клиентами;

Канцелярия;

Обращения граждан и организаций;

Управление показателями эффективности.

Преимущества:

Реализация полноценной системы управления электронными документами и деловыми процессами (поддержка всего жизненного цикла управления документами и работами);

Соответствие российским стандартам и нормам делопроизводства;

Расширенная реализация механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП);

Простые принципы работы с системой для пользователя, знакомого с электронной почтой и файловой системой;

Наличие развитого инструментария настройки системы и встроенного языка;

Легкое администрирование за счет использования распространенных платформ (MS SQL Server) и наличия автоматических агентов;

Возможность организации территориально-распределенной работы, в том числе в режиме off-line;

Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент и через веб-клиент (с помощью веб-браузера);

Расширенная функциональность системы благодаря наличию модулей Управление совещаниями, Управление договорами и Управление взаимодействием с клиентами;

Высокая масштабируемость системы, обеспечивающая работу тысяч пользователей и хранение миллионов различных документов;

Наличие развитого инструментария (IS-Builder), позволяющего быстро адаптировать систему, интегрировать ее с другими системами, а также собственными силами модифицировать с учетом развития организации.

Недостатки:

Зависимость от платформ Microsoft;

Стоимость автоматизации складывается не только из стоимости программного обеспечения, но и из услуг по внедрению. Стоимость услуг по внедрению определяется в зависимости от потребности Заказчика и может быть как равна нулю (приобретение коробочного решения), так и достигать значительных сумм при автоматизации нетиповых задач;

Если при внедрении требуется изменение разработки на системном уровне, то потребуются дополнительные временные и трудозатраты при обновлении до новой версии;

- отсутствие возможности создания документа на основе существующего;

- отсутствие проверки на дублирование при регистрации;

- отсутствие возможности назначения ответственного исполнителя по документу;

- отсутствие возможности построения отчетов по результатам поиска;

Необходимость внедрения дорогостоящей инфраструктуры.

«ЕВФРАТ-Документооборот»

Система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет реализовать разные схемы автоматизации работы с документами и автоматизировать ключевые бизнес-процессы организации. Разработчик - «Cognititve Technologies». Существует на рынке с 1997 года. Система «ЕВФРАТ-Документооборот» предназначена для решения различных задач автоматизации работы с документами, таких как электронный документооборот, электронное делопроизводство, автоматизация различных деловых процессов. Внедрение системы может обеспечить работу как в соответствии с отечественными принципами управления, так и в соответствии с западными стандартами.

Автоматизация регистрации документов и заданий;

Обеспечение эффективного взаимодействия сотрудников в рамках работ по документам;

Осуществление мгновенного поиска информации;

Контроль выполнения работ, инициируемых документами и заданиями;

Возможность проведения мониторинга состояния выполняемых процессов и анализа загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;

Организация долговременного хранения документов организации;

Обеспечение разграничения прав доступа сотрудников к информации.

Преимущества:

К основным преимуществам разработчики относят возможность использования системы как коробочное, так и проектное решение;

Для установки и эксплуатации системы «ЕВФРАТ-Документооборот» не требуется наличия дополнительного программного обеспечения. Система функционирует на базе собственной встроенной СУБД «Ника», которая входит в комплект поставки;

Соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, а также требованиям стандарта ISO 9000;

Наличие встроенных средств сканирования и распознавания объектов с поддержкой потокового ввода документов, включая уникальную технологическую разработку компании Cognitive Technologies – технологию Drag&Recog (распознавание «на лету»);

Наличие в системе встроенного генератора отчётов;

Технология морфологического анализа текста;

Возможность работы с документами и поручениями при помощи веб-браузера из любой точки мира;

Применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи;

Гибкие возможности управления правами доступа, в том числе и с использованием пользовательских «ролей»;

Система не требует больших ресурсов на внедрение и администрирование.

Недостатки:

Отсутствие встроенных средств просмотра прикрепленных файлов;

Отсутствие работы с документами в режиме off-line;

Отсутствие выдачи задач на группу;

Ориентация на строго централизованное хранение данных без возможности репликации хранилищ документов;

Достаточно плохо организованная работа с большими объемами хранения;

Несовершенная работа с номенклатурой дел;

Несовершенная подсистема работы с «бумажными» документами (нет учета рассылки бумажных документов).

В таблице 2.1 представлены оценки функциональных возможностей каждой СЭД по обобщенным критериям.

Данные критерии были разработаны и оценены в статье Рейнгольда Леонида Александровича специалиста по информационным технологиям, кандидата технических наук, посвященной обзору систем электронного документооборота.

Для подсчета каждого обобщенного критерия Рейнгольдом Л.А. было выбрано множество частных критериев. В таблице 2.1 значение последнего столбца соответствует количеству частных критериев, участвующих в оценке.

Таблица 2.1 - Оценка функциональных возможностей СЭД

Итоговая оценка функциональных возможностей	Directum	DocsVision	ЕВФРАТ-Документооборот	Мотив	Максимально возможный балл по критерию
Регистрация и ввод документов	9,5	10,5	13,5	6,5
Работа с документами	15,5	16,5		10,5
Управление потоками работ и контроль			12,5
Поиск и анализ информации		9,5	9,5	6,5
Информационная безопасность	12,5	13,5		11,5
Поддержка бумажного документооборота
Стандартные средства настройки				5,5
ИТОГО	70,5		80,5	51,5

Как видно из таблицы 2.1, некоторые из выше рассмотренных систем электронного документооборота заслуживают достаточно высокой оценки. Но параллельно с этим резко возрастает стоимость продукта. Некоторым компаниям с небольшой циркуляцией документооборота большинство из функциональных возможностей рассмотренных СЭД не нужно, им нужны минимальные функциональные характеристики, необходимые именно их компании, за минимальную стоимость. Кроме того, у многих компаний уже есть СУБД, поэтому некоторые СЭД, без возможности работы с данной СУБД, исключаются из рассмотрения.

«Программа автоматизации документооборота в коммерческой фирме “Реклама Плюс”» разрабатывается с использованием имеющейся у фирмы СУБД Microsoft SQL Server 2008.

Преимуществами программы являются:

По требованию заказчика программа будет иметь только необходимый функционал, поэтому резко снижается стоимость покупки данного программного продукта, при этом сохраняя все требования заказчика;

Программа будет иметь удобный и интуитивно понятный пользовательский интерфейс, учитывающий существование специфических документов в данной фирме;

- возможность дальнейшего развития функционала программы;

Отсутствие необходимости в приобретении дополнительных модулей, программа содержит весь необходимый заказчику функционал;

Легкое администрирование за счет использования распространенной платформы MS SQL Server 2008.

В соответствии с разработанными мировыми и отечественными практиками внедрения информационных систем (ИС) в настоящей статье рассмотрим процесс внедрения СЭД, включающий несколько этапов работ. Результатом внедрения СЭД является промышленная эксплуатация Системы в рамках всего предприятия.

Экономичность документооборота не всегда связана с его сокращением. Повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров следует рассматривать во взаимосвязи с повышением качественного содержания информации. Цель оптимизации (проектирования) документооборота - приведение его в соответствие с потребностями управления с одновременным снижением затрат на его ведение. Укрупнено процедура оптимизации (проектирования) документооборота включает следующие пять шагов.

Оптимизация документооборота включает два крупных направления:

• 1. Повышение качественного содержания информации (привязка к центрам ответственности; оптимальный набор и содержание показателей; высокое качество норм и нормативов; наличие информации об отклонениях).
• 2. Повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров (ликвидация дублирования информации, оптимизация маршрутов движения; совмещение первичного учета для бухгалтерии и оперативного управления и др.; приведение названий документов в соответствие с содержанием).

Повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров следует рассматривать во взаимосвязи с первым направлением, т.е. экономичность документооборота не всегда связана с его сокращением. Потеря части информации может привести к отрицательному эффекту в целом для предприятия.

Рассмотрим вариант сокращения документооборота при условии сохранения его информационной емкости. Итак, цель оптимизации (проектирования) документооборота - приведение его в соответствие с потребностями управления с одновременным снижением затрат на его ведение.

Укрупнено процедура оптимизации (проектирования) документооборота включает следующие шаги:

• Шаг 1. Предпроектное обследование или описание предприятия.
• Шаг 2. Детальное описание существующего документооборота.
• Шаг 3. Анализ качественного содержания информации.
• Шаг 4. Оптимизация документооборота.
• Шаг 5. Создание стандартов (инструкций).

Информационное обследование и анализ

Задачами первого шага - описание предприятия - являются определение потребностей менеджмента и выявление влияния факторов. Потребности менеджмента выявляются на основе изучения функций, заложенных в должностных инструкциях, и описания групп управленческих решений, принимаемых на разных уровнях управления. Для критического анализа можно использовать существующую внутрипроизводственную отчетность. Работы рекомендуем проводить параллельно с анализом качественного содержания информации.

При построении документооборота, как и при создании организационных структур управленческого учета, работы начинаются с изучения влияния таких факторов, как: особенности технологии, состав продукции, организация производства и управления предприятием и его структурными подразделениями, бизнес-процессы, материальные потоки. Организация документооборота во многом зависит от наличия в организационных структурах управления центров ответственности; развития механизма внутрифирменного предпринимательства; наличия управления по отклонениям; компетентности менеджмента и использовании им прогрессивных методов принятия решений; наличия персональных компьютеров, информационных сетей и др.

В ходе предпроектных работ, в частности, нужна большая детализация в части описания центров создания (преобразования, использования) информации и их персонифицированных взаимосвязей (учетных точек); описанию документов и существующих документопотоков.

Разработка систем документооборота под цели управления и психологию менеджмента, безусловно, с учетом технологических и организационных особенностей предприятия, должна начинаться без привязки к конкретному программному продукту. Вначале нужно создать идеологию, и только затем искать под нее программный продукт.

Перед началом процесса внедрения СЭД на предприятии рекомендуем провести экспресс обследование (предпроектное обследование) с целью:

• получения общей информации об объекте внедрения СЭД;
• определения целей внедрения;
• определения общих ключевых требований к СЭД и границ проекта;
• определения общего состояния организации документооборота и делопроизводства;
• определения основных участников проекта (формирование рабочей группы);
• определения общего уровня сложности потенциального проекта;
• оценки потребностей по миграции данных и интеграции с другим ПО;
• сбор информации, необходимой для подготовки эффективного и выигрышного Коммерческого предложения, если обследование и внедрение будет проводить сторонняя компания.

На данном этапе осуществляется выбор платформы, на которой будет разработана СЭД.

На данном этапе, исходя из полученной первичной информации, назначается Руководитель проекта (РП), который составляет базовый план работ, иерархическую структуру работ (WBS), а также Устав проекта.

В ходе информационного обследования исследуются и описываются существующие бизнес-процессы («as is» - «как есть»). В результате анализа собранных данных предлагаются оптимизированные бизнес-процессы («to be» - «как должно быть»), формулируются функциональные требования к СЭД.

Целями информационного обследования являются:

• изучение и точное описание бизнес-процессов, подлежащих автоматизации;
• разработка рекомендаций по оптимизации документопотоков и организации документооборота и делопроизводства;
• определение и описание модификаций системы, интерфейсов, в т.ч. интерфейсов с внешними системами и средств переноса данных из существующих программ, которые должны быть разработаны и внедрены в ходе проекта;
• разработка технического задания (ТЗ).

С целью получения необходимой информации проводится анкетирование и интервьюирование основных пользователей (руководителей заинтересованных подразделений и сотрудников, которые непосредственно должны будут работать в новой СЭД). В процессе работы рекомендуется:

• Составить список существующих видов документов в организации и сделать обследование каждого вида документа:

описать технологию документирования (совокупность реквизитов, при необходимости, их расположение, последовательность и особенности оформления); показать условия движения документов (наличие подписей, виз, проверки и др.), схему движения документов (маршрут) или перечень основных визирующих, подписывающих и т.д.; описать способ регистрации (формат регистрационных номеров);

• Составить список сотрудников, ответственных за создание документов (кто/какое подразделение и какие виды документов создает).
• Составить список сотрудников, визирующих, подписывающих, утверждающих документы (кто какие виды документов визирует/подписывает; условия, при которых необходима виза/подпись).
• Составить список регистраторов документов
• Определить, какие виды документов необходимо ставить на контроль (определить контролеров, условия постановки на контроль, условия снятия с контроля и другую необходимую информацию).
• Составить список других ответственных за процесс обработки.
• На основе перечисленной выше информации составить алгоритм движения документов (оперограмму). См. Пример 1.
• Определить необходимые отчетные документы (условия создания отчетов и их формы).
• На основе обследования составить Инструкцию по ДОУ (при необходимости).
• Составить Номенклатуру дел с указанием сроков хранения и принципов формирования дел (при необходимости).
• Составить список документов с указанием условий предоставления доступа к ним (например, в зависимости от должности).

На основании перечисленной выше информации разрабатываются функциональные требования к СЭД или техническое задание на ее разработку (ТЗ). В частности, Аналитик должен составить требования к формату и составу регистрационно-контрольных карточек (набор и расположение полей в карточке, способы заполнения в СЭД и др.), маршрутам движения документов и другие требования, необходимые для настройки и разработки СЭД.

Исходя из практики проектирования систем документооборота, можно предложить следующую последовательность работ:

• 1. Построение схем учетных точек основного производства, вспомогательных производств, функциональных служб.
• 2. Построение схем их взаимосвязей.
• 3. Сбор заполненных форм документов и отчетов в разрезе учетных точек.
• 4. Их систематизация в альбомы.
• 5. Описание сроков представления, направления движения документов и форм отчетности (в какие сроки, кому и от кого передается документ).
• 6. Построение тематических и сводных схем документооборота.
• 7. Проведение логического и реквизитного анализа документов.
• 8. Анализа пути прохождения документов в процессе их создания, согласования и утверждения.
• 9. Выработка предложений по внесению изменений в существующую схему документов и отчетности в связи с предложениями по изменению других параметров управленческого учета (учет по отклонениям, центрам ответственности и др.).
• 10. Разработка предложений по устранению дублирования информации.
• 11. Разработка предложений по унификации документов.
• 12. Разработка предложений по рационализации движения документов и отчетности.
• 13. Разработка проекта оптимизированной сводной схемы документооборота и внутренней отчетности.
• 14. Разработка и внедрение стандартов документооборота и формирования внутренней отчетности.

При выполнении перечисленных операций следует учесть некоторые советы.

Учетные точки. Во-первых, вы определяете субъекты взаимоотношений в ходе обмена информацией. Их можно назвать центрами возникновения, потребления и передачи информации, или учетными точками. Итак, учетные точки зафиксированы, на предыдущем этапе описаны взаимосвязи подразделений, теперь вы можете, соединив и дополнив этот материал, построить схемы взаимосвязей учетных точек.

Данные схемы помогут вам не только отсечь несущественные связи на первых шагах проекта без облечения их в документальную форму, но и сэкономить время и деньги. Они незаменимы при тестировании предложений по оптимизации на предмет «все ли учтено».

Альбомы и описания документов. Важный шаг - создание альбомов документов, существующих на момент выполнения проекта, и их описание; это самая трудоемкая, неинтересная и неблагодарная работа.

При проведении работ по оптимизации документооборота воспользуйтесь советами, полученными в результате анализа практики ошибок: своевременно ставьте ограничения - «не объять необъятного»; выясните, составляет ли документ тот же работник, что и подписывает, или есть реальные невидимые исполнители; в ситуациях, когда начальник цеха подписывает накладную на передачу полуфабриката в следующий цех, определитесь, сколько раз вы опишите движение документа: один раз от цеха к цеху, или проследите весь путь. При этом должен быть идентичный принцип записей по всем подразделениям организации.

При проведении работ должно соблюдаться обязательное условие: описание документов необходимо представлять в единообразной форме по всем подразделениям организации.

Локальные и общие схемы документооборота. После описания документов можно переходить к построению схем. Они способствуют ответу, например, на вопрос - сколь труден путь рядового документа в четырех экземплярах в отличие от самой производственной операции. Анализ схемы движения документа заставляет задуматься о целесообразности итоговых маршрутов. Например, зачем нужны первичные документы по внутреннему перемещению в плановом отделе?

Пример 1. Оформить полученную в результате обследования информацию предлагаем в виде оперограммы (см. Рисунок 1) или в виде алгоритма (см. Рисунок 2). В качестве примера предлагаем рассмотреть жизненный цикл приказов по основной деятельности. Технология работы с данным видом документов наиболее унифицирована и может применяться на различных предприятиях.

Рисунок 1. Оперограмма жизненного цикла приказа по основной деятельности

Рисунок 2. Алгоритм обработки приказов по основной деятельности

В статье «Информационное обследование в рамках внедрения СЭД», опубликованной в журнале «Делопроизводство и документооборот на предприятии» №2, 2007, перечислены вопросы, которые можно использовать в анкетах или при интервьюировании пользователей. Вопросы являются рекомендательными.

Четких требований для проведения обследования не существует, поэтому в каждом конкретном случае, используя готовые наработки, нужно проявлять творческий подход к получению необходимой информации, ее структуризации и отображению.

Информационное обследование является важным этапом оптимизации ДОУ и внедрения СЭД. Ведь от полученной информации и качества ее представления напрямую зависит качество принятых решений по оптимизации процессов и разработки требований к функционалу СЭД. В связи с этим необходимо придерживаться главного принципа обследования – получить полную, достоверную и актуальную информацию о процессах, которые планируется автоматизировать.

Тематический анализ и оптимизация документооборота

Загромождение документооборота, его нерациональность можно увидеть, проведя анализ по темам. Проанализируем, например, входы и выходы материального потока в подразделении (движение полуфабрикатов, готовой продукции). Может оказаться, что торжественный факт перехода контейнера с обработанным сырьем из цеха в цех будет сопровождаться фейерверком записей в первичных документах, журналах, сводках и отчетах. Значительное дублирование встречается и при передаче полуфабрикатов в пределах одного цеха.

Для выработки решения о сокращении записей рекомендуется проводить реквизитный анализ в табличной или графической форме. Он формально показывает дублирование показателей в документах. Анализ локальных схем, дополненный выяснением конкретного назначения документа, сводки или записи в учетном регистре (управленческое решение и т.д.) помогут выявить дублирование документов или реквизитов по существу. В результате принимается решение о сокращении или преобразовании документов с учетом технической оснащенности цехов и возможностей АСУ. Также могут быть даны рекомендации по объединению журналов:

Целесообразность и логика осуществления всех видов работ оцениваются с точки зрения того, как они способствуют оптимизации информационного обеспечения управленческих решений, оперативности и точности их выполнения.

Разработка и настройка СЭД

На данном этапе осуществляется реализация описанных в ТЗ требований: настройка СЭД, ее доработка или разработка новых функций Системы на выбранной платформе.

Целями физической реализации СЭД являются:

• разработка структуры БД СЭД;
• разработка экранных форм;
• разработка механизмов: визирования, регистрации, исполнения и др.
• разработка технической документации на Систему.

• Наличие необходимых функций в системе (процедуры согласования, регистрации, исполнения, контроля исполнения, предоставления доступа и другое);
• Наличие необходимых карточек документов;
• Сложность и стоимость доработки Системы;
• Максимальное количество одновременно работающих пользователей, при котором система работает стабильно и скорость обработки запросов является удовлетворительной;
• Максимально количество подключенных к Системе пользователей;
• Стоимость лицензий (на сервер, 1 АРМ);
• Сложность и стоимость администрирования Системы, технической поддержки;
• Возможность, сложность и стоимость обновления версий;
• Возможность работы удаленным пользователям (при необходимости);
• Стоимость и качество консалтинговых услуг;
• Надежность Поставщика (степень известности на рынке, количество успешно завершенных проектов и другое).

В ходе этой стадии непосредственно реализуются описанные на этапе информационного обследования требования.

Большинство работ по разработке выполняется вне территории Заказчика, поэтому, постоянное и эффективное взаимодействие Разработчиков с Заказчиком является ключевым фактором для успешного завершения разработки и приемки системы Заказчиком.

Процесс тестирования является решающим в обеспечении качества разработки. Планирование и подготовка тестирования должны начаться насколько возможно рано. Конечные пользователи должны быть максимально вовлечены в подготовку критериев тестирования. Критически важным является то, чтобы тестирование проводилось Заказчиком.

Опытно-промышленная эксплуатация

Целью внедрения Системы является факт начала работы пользователей в СЭД (Система должна удовлетворять потребности и запросы пользователей) и стабильно работающая Система (без сбоев и ошибок).

В процессе внедрения выполняются следующие работы:

установка и настройка ПО;

• обучение персонала и администраторов СЭД;
• разработка документации на СЭД для пользователей (Help);
• устранение ошибок в работе системы;
• доработка СЭД по замечаниям и предложениям пользователей;
• разработка нормативной документации: инструкции по ДОУ, регламенты работы с различными видами документов;
• организация технической поддержки пользователей (консультирование пользователей по вопросам работы в системе).

Данный этап является наиболее сложным для всех участников проекта (пользователей, разработчиков, внедренцев). На данном этапе происходит адаптация программного продукта, его апробирование, тестирование в реальных условиях работы. Наиболее сложным является преодоление психологического барьера у пользователей при начале работы в новой для них среде, т.к. пользователи вынуждены изменить привычные и устоявшиеся для них способы работы. В связи с этим на данном этапе важно проводить обучение и консультирование пользователей. Это поможет им адаптироваться к новым условиям работы.

Промышленная эксплуатация

Промышленная эксплуатация СЭД – это использование стабильно работающей и полностью отвечающей требованиям пользователей СЭД в процессе выполнения должностных обязанностей сотрудников организации.

Работы, выполняемые в процессе эксплуатации СЭД:

• Консультирование и обучение пользователей по вопросам работы в СЭД;
• Администрирование справочников (организационная структура, пользователей, маршруты согласования, списки рассылки и др.);
• Администрирование сервера и ПО;
• Осуществление резервного копирования (back-up)

На данном этапе можно инициировать процесс развития СЭД: добавление новых функций, расширение границ проекта внедрения (добавление новых категорий/видов документов, расширение числа пользователей / подразделений / предприятий холдинга, добавление новых функций).

С целью сокращения времени на реализацию и внедрение СЭД работы перечисленных этапов могут реализовываться параллельно в зависимости от уровня сложности задач автоматизации, используемого программного обеспечения (ПО) и др.

На протяжении всего жизненного цикла проекта внедрения СЭД должны проводиться работы по управлению проектом. Например, рекомендуется использовать американский стандарт ANSI/PMI 99-001-2004 (Руководство PMBOK).

Управление проектом

Проект – временное предприятие для создания уникальных продуктов или услуг. Управление проектом – отдельная область менеджмента, предназначенная специально для управления временной деятельностью с уникальными результатами.

Самые известные/широко используемые стандарты управления проектами:

• PMBOK (американский стандарт: www.pmi.ru);
• Prince2 (английский стандарт: www.ogc.gov.uk/prince2);
• IPMA (европейский стандарт: www.ipma.org);
• P2M (японский стандарт: www.pmcc.or.jp/eng/index.htm)

Основные действующие лица:

• Менеджер (руководитель) проекта – лицо, ответственное за управление проектом.
• Спонсор проекта – лицо, обеспечивающее финансовые ресурсы проекта и осуществляющее административную и организационную поддержку проекта.
• Заказчик (потребитель) проекта – лицо, которое будет использовать результаты проекта.
• Заинтересованные стороны в проекте – лица, активно вовлеченные в проект и/или интересы которых могут быть затронуты выполнением проекта (которые влияют и на которых влияют результаты проекта).

Пример жизненного цикла проекта:

Устав проекта – это первый официальный документ проекта. Формально подтверждает существование проекта. Наделяет РП полномочиями задействовать ресурсы организации на операциях проекта. РП определяется и назначается как можно раньше. РП необходимо всегда назначать до начала планирования и желательно на этапе разработки Устава проекта.

Устав проекта подлежит детализации в фазе планирования проекта.

Устав проекта может включать в себя:

• Описание бизнес потребностей для инициации проекта;
• Цель или основание проекта;
• Описание потребностей и ожиданий, а также степень влияния заинтересованных сторон;
• Суммарный план ключевых контрольных точек проекта (Milestones);
• Описание функциональных организаций;
• Описание организационных допущений и ограничений;
• Суммарный бюджет проекта.

Описание содержания проекта – это информация о целях и задачах проекта полученная от Заказчика на стадии инициации (информационного обследования). Она может содержать общие показатели, и подлежит дальнейшему уточнению и разработке руководителем проекта на стадии планирования и разработки. Это формулировка проекта (что необходимо сделать).

Процесс разработки описания содержания проекта описывает и документирует характеристики и границы проекта и связанные с ним продукты и услуги, а также методы приемки и управление содержанием.

Основные составляющие документа:

• Цели проекта;
• Описание продукта проекта
• Результаты проекта
• Допущения и ограничения в проекте, границы проекта;
• План контрольных точек проекта.

План управления проекта – это официально утвержденный документ для руководства исполнением проекта. Это документ, который содержит и интегрирует результаты планирования во всех областях проекта (время, затраты, ресурсы, риски, качество и т.д.)

План управления проектом может состоять из одного или нескольких дополнительных планов, таких как:

• План управления содержанием проекта;
• Календарный план;
• План управления стоимостью;
• План управления качеством;
• План управления персоналом;
• План управления взаимодействием;
• План управления рисками;
• План управления снабжением;
• План усовершенствования процессов

Невозможно создать детальный план для всего проекта сразу.

Базовый план – это официально утвержденный документ, относительно которого измеряется выполнение проекта и который будет использован для управления и контроля за исполнением проекта. Используется для контроля отклонения хода проекта.

Рабочий план – это документ или набор документов, который изменяется по мере выполнения проекта и поступления дополнительной информации. Рабочий план, как правило, всегда отличается от базового. Рабочий план изменяется РП.

Исполнение проекта – основной процесс осуществления проекта (задействована значительная часть ресурсов).

В основные обязанности РП входят:

• Интеграция и координация действий по выполнению плана проекта;
• Постоянное сравнение и анализ отклонений текущего исполнения проекта по сравнению с базовым планом проекта;
• При необходимости – инициация запросов на изменение;
• Прогнозы стоимости и сроков проекта.

Анализ эффективности внедрения систем электронного документооборота (СЭД)

Эффективность - одно из наиболее общих экономических понятий. Эффективность можно определить как вероятность достижения цели. Проведенный выше анализ предпосылок внедрения СЭД недостаточен для рекомендации ее внедрения. Необходим анализ экономической эффективности СЭД.

Цели внедрения системы электронного документооборота:

автоматизация делопроизводства,

автоматизация потоков документов,

автоматизация контроля исполнения документов и поручений,

повышение исполнительской дисциплины,

наведение порядка в работе с документами,

сокращение времени на операции с документами,

переход к безбумажным технологиям.

Таким образом, можно определить эффективность использования системы электронного документооборота (СЭД) в узком смысле для отдельных производств и пользователей. В этом случае разумно рассматривать следующие виды эффектов:

экономический - его показатели учитывают в стоимостном выражении все виды результатов и затрат, обусловленных реализацией СЭД. Автоматизация делопроизводства, автоматизация потоков документов, автоматизация контроля исполнения документов и поручений способствует сокращению ошибок, присутствующих при ручном труде, ускорению процесса документооборота, что дает несомненный выигрыш во времени и экономию в расходах электроэнергии, затрат на оплату машинного времени и т.д.

финансовый - расчет показателей этого вида эффекта базируется на финансовых результатах использования СЭД, что находит отражение в сокращение времени на операции с документами, тем самым снижает продолжительность работы с документами,

ресурсный - его показателями отражают влияние использования СЭД на объем производства и потребления того или иного вида материального ресурса (электроэнергии, трудовых ресурсов и др.). Как уже было сказано, выигрыш во времени при работе с документами снизит расход электроресурсов, трудовых ресурсов и т.д.

научно-техничекий - включает новизну, простоту, полезность СЭД;

социальный - его показатели учитывают социальные результаты реализации СЭД, выражающиеся в уменьшении трудоемкости подготовки и переработки единицы данных в автоматизированной системе управления документооборотом.

Рассмотрим подробнее экономию затрат на оплату труда пользователей СЭД.

Расчет условной годовой экономии затрат на оплату труда работников j-й квалификации Сj при изменении трудоемкости процессов подготовки и обработки информации в результате внедрения СЭД определяется по формуле

Сj = Сзпj (Q1 - Q2) А2 / Фj,

где Сзпj - годовой фонд заработной платы работника j-й квалификации, занятого подготовкой и переработкой данных, руб.; Q1, Q2 - трудоемкость подготовки и переработки единицы данных в базовом и новом вариантах программного продукта, чел./ч; А2 - годовой объем работ по подготовке и переработке данных в новом варианте программного продукта, натуральных ед.; Фj - годовой фонд рабочего времени одного работника j-й квалификации, занятого подготовкой и переработкой данных, ч.

Рассчитаем экономию затрат на оплату труда менеджера, работающего в бюджетной сфере по 11 разряду единой тарифной сетки и имеющего оклад 10000 рублей. С учетом того, что менеджер имеет ежемесячную премию в размере 75% от своего оклада, его ежемесячная зарплата составляет 17500 руб. Следовательно, годовой фонд заработной платы менеджера составляет 210000 руб. Учитывая, что при пятидневной рабочей неделе, количество рабочих дней 249, годовой фонд рабочего времени менеджера составит 1992 часа.

Трудоемкость подготовки и оформления документов при прежнем методе работы и в системе СЭД составляет соответственно 25 [чел./ч.] и 20 [чел./ч.]. Годовой объем работ по подготовке и переработке данных в СЭД (в натуральных единицах) составляет? 80 документов.

Таким образом, получаем экономию затрат на оплату труда менеджера:

С =17500· (25 - 20)· 80 / 1992=3514рублей,

что составляет 20% от годового фонда заработной платы менеджера 11 разряда, занятого подготовкой и переработкой документов в автоматизированной системе документооборота.