Резерв на оплату отпусков - это источник выплаты отпускных, компенсаций за неиспользованный отпуск и уплаты взносов во внебюджетные фонды, который работодатель создает в текущем периоде для использования в будущем. В нашей консультации мы расскажем, как формируется резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в бухгалтерском учете.

Кто обязан создавать резерв отпусков

Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков в 2019 году обязаны создавать все организации, за исключением тех, которые могут вести упрощенный бухучет (п. 3 ПБУ 8/2010 , ст. 4 , ст. 5 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Создавая резерв отпусков, организации тем самым обеспечивают заинтересованных пользователей информацией о величине обязательства по оплате отпусков работникам на отчетную дату.

Как часто создавать резерв

Резерв отпусков создается на отчетную дату. Этой датой для организации могут быть:

• последнее число каждого месяца. Этот вариант наиболее предпочтительный, но и более трудоемкий;
• последнее число каждого квартала. По соотношению «затраты-эффект» этот вариант можно признать наиболее оптимальным;
• 31 декабря. Вариант самый простой, но доступен он только тем организациям, которые составляют отчетность лишь по итогам года.

Какую дату для расчета резерва выбрать, организация решает сама и закрепляет это в своей .

Резерв по отпускам в бухгалтерском учет и отчетности

Резерв на оплату отпусков на отчетную дату формируется по дебету тех же счетов учета, на которых организация отражает начисление заработной платы.

Сумма резерва отпусков в бухгалтерском балансе организации будет отражена по строке 1540 «Оценочные обязательства» в величине, равной на отчетную дату кредитовому сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков».

Резерв на оплату отпусков: проводки по использованию

Отпускные и компенсации за неиспользованные дни отпуска, а также исчисленные с этих сумм взносы во внебюджетные фонды начисляются за счет резерва следующим образом:

Если организации не хватило средств начисленного резерва, то начисление отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск со взносами в части, превышающей остаток по счету 96, будет отражаться в общем порядке по дебету счетов учета затрат 20, 25, 26, 44 и др.

Как рассчитать резерв отпусков

В нормативных документах по бухгалтерскому учету отсутствует конкретный порядок расчета величины резерва на оплату отпусков. Поэтому этот алгоритм организация разрабатывает самостоятельно и закрепляет его в своей .

Можно рассмотреть несколько способов определения величины резерва на оплату отпусков. Они будут рассмотрены ниже.

Но в любом случае, сперва необходимо распределить всех работников организации по группам. Принцип следующий: в одну группу объединяются те работники организации, начисление заработной платы которым отражается на одном и том же счете учета затрат. Это значит, что работники основного производства, чья заработная плата начисляется по дебету счета 20 «Основное производство», будут объединены в одну группу, а работники, чья деятельность связана с продажей товаров, — в другую, если их заработная плата начисляется по дебету счета 44 «Расходы на продажу».

Способ 1

Резерв (кредитовое сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков») рассчитывается исходя из среднего дневного заработка каждого конкретного работника.

Для этого на каждую отчетную дату (конец месяца, квартала или года, как определила организация) для каждой группы работников необходимо сделать следующее:

Шаг 1. Определить количество неиспользованных дней отпуска, включая дополнительный оплачиваемый отпуск, на которое имеет право каждый работник на эту отчетную дату.

Шаг 4. Сложить по всем работникам группы величину рассчитанных отпускных с учетом взносов во внебюджетные фонды.

Полученная величина и будет являться суммой резерва на оплату отпусков по каждой конкретной группе на отчетную дату. Сумма резервов по всем группам должна соответствовать кредитовому сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков».

По результатам инвентаризации остатка резерва, доначисляется резерв по дебету счетов учета затрат 20, 25, 26, 44, 08 и кредиту счета 96. Излишне зарезервированные в прошлом году и не использованные в отчетном году суммы резерва отпусков включаются в состав прочих доходов организации по дебету счета 96 и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91.1 « Прочие доходы».

Способ 2

Порядок расчета суммы резерва отпусков может быть упрощен путем определения среднего заработка не конкретного работника, а всех работников соответствующей группы.

В этом случае для определения величины резерва необходимо:

Шаг 1. Определить общее количество неиспользованных дней отпуска, включая дополнительный оплачиваемый отпуск, на которое имеют право все работники одной группы на эту отчетную дату.

Шаг 3. Определить сумму резерва по каждой группе работников по формуле:

Шаг 4. Сложить по всем группам найденную величину резерва на оплату отпусков.

Как и в первом способе, найденная сумма будет являться величиной резерва на оплату отпусков по каждой конкретной группе на отчетную дату. Общая сумма резервов по всем группам должна соответствовать кредитовому сальдо счета 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв на оплату отпусков» на конец отчетного периода.

Способ 3

Третий способ расчета величины резерва предполагает определение норматива отчислений в резерв, который рассчитывается по итогам прошлого года. Этот норматив будет определяться как доля расходов на отпускные и компенсации работникам каждой группы в общей величине расходов на оплату труда этой группы за год.

Для этого необходимо:

Шаг 1. На 31 декабря предыдущего года определить норматив отчислений в резерв на оплату отпусков по группе работников по формуле:

Этот норматив будет неизменен в течение всего текущего года, даже если организация будет корректировать величину резерва ежемесячно или ежеквартально.

Шаг 2. На каждую отчетную дату текущего года рассчитывать сумму отчислений в резерв по группе работников по формуле:

Шаг 3. Сложить по всем группам найденную величину резерва на оплату отпусков. На указанную сумму начисляется (доначисляется или корректируется) резерв по дебету счетов 20, 25, 26, 44, 08 и кредиту счета 96.

Является ли расчет обязательств "по сотрудникам обязательным"?

Просим дать пояснения, на сколько грубой ошибкой является неточный расчет оценочных обязательств по остаткам отпусков в бухгалтерском учете?При проведении инвентаризации на конец года рассчитали оценочные обязательства не совсем корректно. На затраты отразили меньше, чем было нужно.Чем грозит? При аудиторской проверке, аудитор обнаружил неточность, и просчитав уровень существенности отклонения - уровень не существенный. Или это наше право выбирать методику расчета. Применяли метод "по подразделениям".

Абсолютно четкой методики расчета резерва на отпуска не предлагает ни налоговое законодательство, ни бухгалтерское. Предприятие должно само разработать и прописать в учетной политике методику расчета резерва. Предполагается, что величина резерва должна быть определена достоверно, с достаточно большой степенью точности. Однако нигде не указано, что резерв должен рассчитываться персонально по каждому работнику предприятия.

Обоснование

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как определить сумму резерва на оплату отпусков

В бухучете величина резерва должна быть равна общей сумме отпускных всем сотрудникам с учетом налогов и взносов, которые нужно начислить на такие выплаты. Речь идет о тех днях отпуска, которые сотрудник уже заработал.

Это следует из общего правила, по которому надо определять размер оценочных обязательств согласно разделу III ПБУ 8/2010. Оценочное обязательство признают в бухучете по состоянию на отчетную дату в сумме, необходимой, чтобы рассчитаться с кредиторами или перевести обязательство на другое лицо ( п. 15 ПБУ 8/2010).

Однако конкретная методика определения величины резерва разделом III ПБУ 8/2010 не предусмотрена. Поэтому данную методику определите самостоятельно и закрепите в учетной политике организации для целей бухучета ( п. 7 ПБУ 1/2008).

Наиболее оптимальный вариант: оценивать предполагаемую сумму расходов, которые возникнут у организации в связи с выплатой отпускных, так часто, как составляете бухгалтерскую отчетность. Ведь промежуточную бухгалтерскую отчетность в налоговые инспекции представлять не нужно ( подп. 5 п. 1 ст. 23 НК РФ). Но если учредители, акционеры или собственники организации требуют, то составлять ее следует обязательно ( ч. 4 ст. 13 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). То есть если учредителям бухотчетность нужна раз в квартал – чтобы знать размер прибыли и распределить дивиденды, то и предполагаемую сумму расходов на выплату отпускных оценивайте ежеквартально.

Важная деталь: в бухгалтерской отчетности размер резерва на оплату отпусков нужно показывать отдельной строкой, только если такая величина является существенной ( п. 24 ПБУ 8/2010).

Олега Хорошего, начальника отдела налога на прибыль организаций департамента налоговой и таможенной политики Минфина России

Как определить предполагаемую годовую сумму зарплаты и выплат для расчета ежемесячного процента отчислений в резерв предстоящих выплат сотрудникам

Организация должна самостоятельно определить предполагаемую годовую сумму зарплаты или выплат , на которые формируется резерв.

Чтобы рассчитать ежемесячные отчисления в резерв, составьте специальный расчет (смету) в произвольной форме . В расчет включите только экономически обоснованные данные и подтвердите их первичными документами. Например, Положением об оплате труда, коллективным договором, штатным расписанием, графиком отпусков и т. д. Это указано в пункте 1 статьи 324.1, пункте 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ и подтверждено в письме Минфина России от 25 октября 2016 г. № 03-03-06/2/62147 .

Предполагаемую сумму зарплаты можно рассчитать исходя из:
– данных о численности сотрудников на предстоящий год;
– установленной в организации системы оплаты труда.

Предполагаемую сумму предстоящих выплат можно рассчитать исходя из:
– действующей методики расчета отпускных;
– продолжительности отпусков, предоставляемых сотрудникам организации;
– положений о выплате вознаграждения за выслугу лет или вознаграждения по итогам года.

Определяя предполагаемую годовую сумму предстоящих выплат для расчета ежемесячного процента отчислений в резерв на оплату отпусков, учитывайте только дни предстоящих ежегодных отпусков (основных и дополнительных). Дни отпусков, которые сотрудники не использовали в предыдущие годы, в расчет не включайте. Ведь под них вы уже создавали резервы, остатки которых перенесли на текущий год. Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 24 сентября 2010 г. № 03-03-06/1/617 , от 13 июля 2010 г. № 03-03-06/2/125 .

Пример определения ежемесячного процента отчислений в резерв на оплату отпусков

ООО «Альфа» закрепило создание резерва на оплату отпусков в учетной политике для целей налогообложения на очередной год.

В соответствии со штатным расписанием в «Альфе» с 1 января будут работать 25 человек, в том числе:
– директор с окладом 40 000 руб. и ежемесячной премией в размере 25 процентов от оклада;
– главный бухгалтер с окладом 20 000 руб.;
– два бухгалтера с окладами по 10 000 руб.;
– 15 менеджеров с окладами по 10 000 руб. и ежемесячными премиями в размере 50 процентов от оклада;
– четыре продавца с окладами по 8000 руб.;
– два грузчика с окладами по 8000 руб.

Все сотрудники «Альфы» имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. По состоянию на 1 января в организации отсутствуют сотрудники, за которыми числились неиспользованные дни отпусков за предыдущие годы.

Предполагаемая сумма расходов на оплату труда составляет:

Наименование должности	Оклад, руб.	Ежемесячная премия, руб.	Оклад с учетом премии, руб.	Количество штатных единиц	Итого, руб.
Директор	40 00	10 000	50 000	1	50 000
Главный бухгалтер	20 000		20 000	1	20 000
Бухгалтер	10 000		10 000	2	20 000
Менеджер	10 000	5000	15 000	15	225 000
Продавец	8000		8000	4	32 000
Грузчик	8000		8000	2	16 000
Итого в месяц					363 000

Поскольку фактически сотрудники отрабатывают 11 месяцев в году (один месяц они находятся в отпуске), предполагаемую годовую сумму расходов на оплату труда бухгалтер рассчитал так:
3 993 000 руб. (363 000 руб./мес. ? 11 мес.).

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование организация начисляет по суммарному тарифу 30 процентов.
Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний в течение года начисляются по тарифу 0,2 процента с доходов всех сотрудников.

Сумма взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование с предполагаемой суммы расходов на оплату труда составляет:
1 197 900 руб. (3 993 000 руб. ? 30%).

Сумма взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с предполагаемой суммы расходов на оплату труда по всем сотрудникам равна 7986 руб. (3 993 000 руб. ? 0,2%).

Предполагаемая сумма расходов на оплату труда на год с учетом всех страховых взносов составляет:
3 993 000 руб. + 1 197 900 руб. + 7986 руб. = 5 198 886 руб.

Расчетным периодом для расчета отпускных являются 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску. Сумма предполагаемого заработка за расчетный период, принимаемого при расчете отпускных, равна:
363 000 руб./мес. ? 12 мес. = 4 356 000 руб.
При расчете предполагаемой суммы отпускных бухгалтер руководствовался Трудового кодекса РФ.

Предполагаемый размер отпускных на предстоящий год составил:
345 714 руб. (4 356 000 руб. : 12 мес. : 29,4 дн. ? 28 дн.).

Сумма взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование с предполагаемой годовой суммы отпускных равна:
103 715 руб. (345 714 руб. ? 30%).

Сумма взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с предполагаемой годовой суммы отпускных по всем сотрудникам составляет 691 руб. (345 714 руб. ? 0,2%).

Предполагаемый размер отпускных на год с учетом всех страховых взносов равен:
345 714 руб. + 103 715 руб. + 691 руб. = 450 120 руб.

Ежемесячный процент отчислений в резерв на оплату отпусков равен:
450 120 руб. : 5 198 886 руб. ? 100% = 8,7%.

При этом руководитель или главный бухгалтер могут быть и вовсе освобождены от административной ответственности, если:

Основную часть отпусков сотрудники берут летом, а зимой ходят в отпуск мало. Расходы на оплату отпускных и налоговая нагрузка меняются в течение года. Это неудобно для уплаты налогов и отчетности по прибыли. С выгодой решить эту проблему поможет резерв на оплату отпусков.

Чтобы определить ежемесячный процент и лимит отчислений в резерв, составьте расчет (смету). Суммы начислений и списаний резерва отражайте в этом налоговом регистре. Формы сметы и налогового регистра разработайте самостоятельно и утвердите в учетной политике или приказе. Рассмотрим расчет резерва отпусков в налоговом учете на примере.

Разделите всех работников по группам. Объединяйте в группу работников, зарплату которых отражаете на одном счете затрат. Например, в одну группу - работников основного производства, зарплата которых на счете 20. А в другую - работников, связанных с продажами, их зарплата на счете 44.

Проверьте, сколько неиспользованных дней отпуска у каждого работника на конец года. К примеру, на 31 декабря неотгулянных отпусков нет. Оклад первого работника - 30 000 руб., а двух других - по 40 000 руб. В 2016 году все они находились в отпуске 28 календарных дней с 1 сентября. За сентябрь зарплата первого составила:

30 000 ? : 22 дн. ? 2 дн. = 2727,27 ?.

А двух других:

40 000 ? : 22 дн. ? 2 дн. = 3636,36 ?.

Рассчитайте среднедневной заработок каждого работника. Для первого:

(11 мес. ? 30 000 ? + 2727,27 ?) / (29,3 дн. ? 11 мес. + 29,3 дн. / 30 дн. ? 2 дн.) = 1026,14 ?.

Для двух других:

(11 мес. ? 40 000 ? + 3636,36 ?) / (29,3 дн. ? 11 мес. + 29,3 дн. / 30 дн. ? 2 дн.) = 1368,19 ?.

Рассчитайте величину отпускных каждого работника в 2017 году со взносами. Для первого:

28 дн. ? 1026,14 ? ? (1 + 30,2 / 100) = 37 408,96 ?.

Для двух других:

28 дн. ? 1368,19 ? ? (1 + 30,2 / 100) = 49 878,73 ?.

Сложите отпускные всех работников группы с учетом взносов:

37 408,96 ? + 49 878,73 ? ? 2 чел. = 137 166,42 ?.

Получили ожидаемую сумму отпускных группы в 2017 году. Можно взять сумму отпускных прошлого года. Выбранный способ закрепите в учетной политике.

Предположим, по графику отпусков на 2017 год все работники группы пойдут в отпуск на 28 дней с 1 июля.

Посчитайте ожидаемую зарплату первого сотрудника в 2017 году:

11 мес. ? 30 000 ? + 30 000 ? / 21 дн. ? 1 дн. = 331 428,57 ?.

И двух других:

11 мес. ? 40 000 ? + 40 000 ? / 21 дн. ? 1 дн. = 441 904,76 ?.

Определите фонд оплаты труда на 2017 год для группы с учетом взносов:

(331 428,57 ? + 441 904,76 ?) ? (1 + 30,2: 100) = 1 006 880 ?.

Такие расчеты сделайте для каждой группы работников. Сложите соответствующие величины по всем группам.

Посчитайте процент отчислений в резерв:

137 166,42 ? : 1 006 880 ? ? 100% = 13,62%.

Ежемесячно отчисляйте этот процент от фонда оплаты труда в резерв. Отпускные, а также взносы с них начисляйте за счет резерва.

Если суммы резерва не хватило, отпускные начислите как обычно. Неиспользованные суммы резерва включите во внереализационные доходы.

1. Из рекомендации
2. Из рекомендации
3. Из рекомендации
   • организация представила уточненную налоговую декларацию (расчет) и доплатила налоги и сборы, а также пени;
   • организация исправила ошибки в отчетности (например, подала пересмотренную бухгалтерскую отчетность) до ее утверждения.
5. Из статьи журнала «Главбух», №10, май 2016

Новые грубые ошибки в бухучете на конкретных примерах

Искажены бухучет и отчетность

- занижены налоги или взносы на 10 процентов и более;

- искажены показатели любой строки бухгалтерской отчетности на 10 процентов и более.

Оштрафовать по-прежнему не могут, если отклонения меньше 10 процентов. Рассмотрим опасное искажение на примере бухгалтерских резервов.

Пример 1. Когда несозданный резерв приводит к штрафу

У организации есть дебиторка - 1 000 000 ?. В учетной политике закреплено, что резерв начисляется интервальным способом. Рассчитанный резерв равен 200 000 ?.

Дебиторскую задолженность в балансе показывают по строке 1230 . Начисленный резерв уменьшает сумму по этой строке. Бухгалтер поставил в строку 1230 баланса 1 000 000 ?, а должен был 800 000 ? (1 000 000 – 200 000). Искажение - 200 000 ?, или 25 процентов (200 000 ? / 800 000 ? ? 100%). А значит, есть грубая ошибка, за которую возможен штраф до 10 000 ?.

В бухучете формировать резерв на оплату отпусков обязательно. Данное требование закреплено в ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы». Во-первых, резерв на оплату отпусков признается оценочным обязательством, поскольку обладает всеми признаками такового (п. 5 ПБУ 8/2010, письмо Минфина России от 14 июня 2011 г. № 07-02-06/107). Во-вторых, в подпункте «а» пункта 2 ПБУ 8/2010 сказано: нормы данного положения применяются, в частности, к трудовым договорам. А оплачиваемые отпуска положены сотрудникам в рамках трудовых отношений, то есть как раз на основании трудовых договоров.

При этом применять ПБУ 8/2010 обязаны все организации. Исключение - организации, которые вправе применять упрощенные способы ведения бухучета. В частности, это субъекты малого предпринимательства (п. 3 ПБУ 8/2010, ч. 4 ст. 6 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Оценка необходимого резерва

В бухучете величина резерва должна быть равна общей сумме отпускных всем сотрудникам с учетом налогов и взносов, которые нужно начислить на такие выплаты. Речь идет о тех днях отпуска, которые сотрудник уже заработал.

Это следует из общего правила, по которому надо определять размер оценочных обязательств согласно разделу III ПБУ 8/2010. Оценочное обязательство признают в бухучете по состоянию на отчетную дату в сумме, необходимой, чтобы рассчитаться с кредиторами или перевести обязательство на другое лицо (п. 15 ПБУ 8/2010).

Однако конкретная методика определения величины резерва разделом III ПБУ 8/2010 не предусмотрена. Поэтому данную методику определите самостоятельно и закрепите в учетной политике организации для целей бухучета (п. 7 ПБУ 1/2008).

Наиболее оптимальный вариант: оценивать предполагаемую сумму расходов, которые возникнут у организации в связи с выплатой отпускных, так часто, как составляете бухгалтерскую отчетность. Ведь промежуточную бухгалтерскую отчетность в налоговые инспекции представлять не нужно (подп. 5 п. 1 ст. 23 НК РФ). Но если учредители, акционеры или собственники организации требуют, то составлять ее следует обязательно (ч. 4 ст. 13 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). То есть если учредителям бухотчетность нужна раз в квартал - чтобы знать размер прибыли и распределить дивиденды, то и предполагаемую сумму расходов на выплату отпускных оценивайте ежеквартально.

Важная деталь: в бухгалтерской отчетности размер резерва на оплату отпусков нужно показывать отдельной строкой, только если такая величина является существенной (п. 24 ПБУ 8/2010).

Бухучет

В бухучете резерв на оплату отпусков учтите на счете 96 «Резервы предстоящих расходов». Учет по этому счету нужно вести по видам резервов, поэтому к счету 96 откройте субсчет «Оценочное обязательство по предстоящим отпускам» (Инструкция к плану счетов (счет 96)).

Резервирование сумм отразите по кредиту счета 96 в корреспонденции с тем счетом, на котором отражена зарплата сотрудников, по будущим отпускам которых рассчитываете оценочные обязательства:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 96 субсчет «Оценочное обязательство по предстоящим отпускам»

- произведены отчисления в резерв на предстоящую оплату отпусков.

Создав резерв в бухучете, спишите затраты по отпускным за счет созданного резерва. То есть суммы начисленных отпускных в затраты текущего месяца не включайте. Вместо этого в течение календарного года в составе затрат учтите отчисления в резерв на оплату отпусков (п. 8, 21 ПБУ 8/2010, Инструкция к плану счетов (счет 96)).

Пример отражения в бухучете отчислений по формированию оценочного обязательства на оплату отпусков

ООО «Производственная фирма "Мастер"» в учетной политике для целей бухучета на 2016 год прописало следующий порядок расчета оценочного обязательства на оплату отпусков:

1. Оценочное обязательство на оплату отпусков определяется на последнее число каждого квартала.

2. Основная сумма оценочного обязательства рассчитывается как произведение количества неиспользованных всеми сотрудниками организации дней отпусков на конец квартала (по данным кадрового учета) на средний дневной заработок по организации за последние шесть месяцев.

3. Основная сумма оценочного обязательства увеличивается на сумму страховых взносов. При этом взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование рассчитываются по общеустановленным тарифам.

По состоянию на 31 декабря 2015 года в организации отсутствуют сотрудники, за которыми числились неиспользованные дни отпусков за предыдущие годы. Поэтому на 31 декабря 2015 года величина оценочного обязательства на оплату отпусков равна нулю.

По данным кадровой службы на 31 марта 2016 года число заработанных отпускных дней всеми сотрудниками организации составляет 51 день, в том числе:

• 25 дней отпуска причитается сотрудникам основного производства;
• 16 дней отпуска - сотрудникам, занятым в процессе обслуживания производств;
• 10 дней отпуска - сотрудникам управленческого аппарата.

Средний дневной заработок в организации за период с 1 октября 2015 года по 31 марта 2016 года равен 1371 руб.

Средний заработок на одного сотрудника, рассчитанный нарастающим итогом в организации за период с 1 января по 31 марта 2016 года, составляет 81 368 руб. Таким образом, оценочное обязательство за I квартал нужно рассчитать с учетом взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование по суммарному тарифу 30 процентов.

Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний в течение 2016 года организация начисляет по тарифу 0,2 процента с доходов всех сотрудников.

Бухгалтер оценивает величину резерва на оплату отпусков по состоянию на 31 марта 2016 года. С этой целью сначала он определил размер оценочного обязательства исходя из среднего дневного заработка:
51 дн. × 1371 руб. = 69 921 руб.

Затем с этой суммы бухгалтер рассчитал сумму страховых взносов:
69 921 руб. × (30% + 0,2%) = 21 116,14 руб.

Таким образом, величина резерва на оплату отпусков по состоянию на 31 марта 2016 года составляет:
69 921 руб. + 21 116,14 руб. = 91 037,14 руб.

В учете бухгалтер сделал проводки:

Дебет 20 Кредит 96 субсчет «Оценочное обязательство по предстоящим отпускам»
- 44 626,05 руб. (91 037,14 руб. × 25 дн. : 51 дн.) - начислено оценочное обязательство на оплату отпусков сотрудникам основного производства;

Дебет 25 Кредит 96 субсчет «Оценочное обязательство по предстоящим отпускам»
- 28 560,67 руб. (91 037,14 руб. × 16 дн. : 51 дн.) - начислено оценочное обязательство на оплату отпусков сотрудникам, занятым в процессе обслуживания производств;

Дебет 26 Кредит 96 субсчет «Оценочное обязательство по предстоящим отпускам»
- 17 850,42 руб. (91 037,14 руб. × 10 дн. : 51 дн.) - начислен резерв на оплату отпусков с зарплаты управленческого персонала.

Ситуация: какой тариф страховых взносов нужно применять, рассчитывая величину резерва на оплату отпусков при его формировании по состоянию на 31 декабря отчетного года? С 1 января года, следующего за отчетным, у организации изменяются тарифы страховых взносов.

При расчете величины резерва используйте тарифы страховых взносов, которые организация будет применять с 1 января года, следующего за отчетным.

Резерв на оплату отпусков представляет собой виртуальную задолженность организации по погашению обязательств, связанных с оплатой отпусков, права на которые возникли у сотрудников, на отчетную дату. При расчете величины резерва необходимо учитывать в том числе страховые взносы, которые начисляют на сумму отпускных. Эти начисления возникают при выходе сотрудника в отпуск, то есть в следующем году. Это следует из пункта 15 ПБУ 8/2010 и письма Минфина России от 27 января 2012 г. № 07-02-18/01.

Вот и получается, что, формируя резерв на оплату отпусков по состоянию на 31 декабря отчетного года, для расчета величины этого резерва нужно брать тарифы страховых взносов уже следующего года.

Малые предприятия

Ответственность

Тех, кто обязан, но не создает резервов на оплату отпусков в бухучете, ждет наказание. Им могут выставить как налоговый, так и административный штраф.

Налоговый штраф

Отказ создавать, использовать или пересматривать резерв означает, что в бухучете и регистрах будут неверно отражены расходы на отпуск. Налоговые инспекторы посчитают это грубым нарушением правил учета доходов и расходов. За такое нарушение в течение одного года штраф организации выпишут в размере 10 000 руб. Если то же зафиксируют в период за несколько лет, то штраф увеличат до 30 000 руб. Это предусмотрено статьей 120 Налогового кодекса РФ. Порядок создания, использования и пересмотра резерва на оплату отпусков прописан в пунктах 5, 21 и 23 ПБУ 8/2010.

Административный штраф

Если же из-за отказа от создания резерва любая из строк баланса будет искажена более чем на 10 процентов, то заплатить придется и административный штраф. Именно такое пороговое значение установлено в КоАП РФ для признания грубого нарушения требований к бухучету, в том числе бухгалтерской отчетности . Если искажение найдут, то должностных лиц оштрафуют на сумму от 5000 до 10 000 руб. Повторное нарушение грозит штрафом от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацией на срок от одного года до двух лет. Поступить так могут с руководителем или тем, кто назначен ответственным за ведение бухучета, например главным бухгалтером. Убедиться в этом можно, заглянув в статью 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Налог на прибыль

Резерв на оплату отпусков в налоговом учете может создать организация, применяющая метод начисления (п. 1 ст. 324.1 НК РФ).

В таком случае на сумму отчислений в резерв можно будет уменьшить налогооблагаемую прибыль уже с января текущего года. То есть даже до того месяца, в котором сотрудники фактически пойдут в отпуск.

Пример отражения в налоговом учете отчислений в резерв на оплату отпусков

ООО «Производственная фирма "Мастер"» в учетной политике для целей налогообложения на 2016 год закрепило:

• создание резерва на оплату отпусков;

• расчет ежемесячных отчислений в резерв с учетом взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;

• ежемесячный процент отчислений в резерв в размере 8,6 процента от фонда оплаты труда;

• предельную сумму отчислений в резерв за год в размере 490 584 руб.

В январе 2016 года фонд оплаты труда (без отпускных) с учетом страховых взносов составил 400 000 руб., в том числе:

• 200 000 руб. учтено на счете 20 «Основное производство»;
• 50 000 руб. - на счете 25 «Общепроизводственные расходы»;
• 150 000 руб. - на счете 26 «Общехозяйственные расходы».

За январь 2016 года общая сумма отчислений в резерв составила 34 400 руб. (400 000 руб. × 8,6%), в том числе:

• 17 200 руб. - с зарплаты сотрудников основного производства;
• 4300 руб. - с зарплаты сотрудников, занятых в процессе обслуживания производств;
• 12 900 руб. - с зарплаты управленческого персонала.

УСН

Организации на упрощенке не могут создавать налоговый резерв на оплату отпусков.

Если организация платит единый налог с доходов, она не учитывает никакие расходы, в том числе расходы в виде отчислений в резервы (п. 1 ст. 346.14 НК РФ).

Организации же, которые платят единый налог с разницы между доходами и расходами, также не смогут создать резерв. Ведь расходы они учитывают по факту оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). То есть расходы по отпускным уменьшат базу по единому налогу только в момент их выплаты сотруднику. И заранее их учесть за счет создания резерва не удастся. Потому и в закрытом перечне учитываемых расходов, который есть в пункте 1 статьи 346.16 Налогового кодекса РФ, отчисления в любые резервы не названы.

ЕНВД

Возможность создавать налоговый резерв на оплату отпусков при ЕНВД не предусмотрена. Организации на ЕНВД не учитывают никакие виды расходов, в том числе расходы в виде отчислений в резервы (ст. 346.29 НК РФ).

ОСНО и ЕНВД

Если организация рассчитывает налог на прибыль методом начисления, она может создать резерв на оплату отпусков в налоговом учете (п. 1 ст. 324.1 НК РФ). Но по сотрудникам, занятым в деятельности на ЕНВД, отчислять в резерв ничего не нужно.

На сумму отчислений в резерв можно будет уменьшить налогооблагаемую прибыль уже с января текущего года. То есть даже раньше того периода, в котором сотрудники фактически пойдут в отпуск.

Организации, применяющие кассовый метод, в налоговом учете создать резерв не могут. Это связано с тем, что расходы при кассовом методе всегда учитываются только после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ). То есть расходы по отпускным уменьшат базу по налогу на прибыль только в момент их выплаты сотруднику.

Если организация создает резерв в налоговом учете, затраты в виде отчислений в резерв, относящиеся к двум видам деятельности организации, нужно распределить (п. 9 ст. 274 и п. 7 ст. 346.26 НК РФ). Это связано с тем, что при расчете налога на прибыль расходы, относящиеся к деятельности организации на ЕНВД, учесть нельзя.

В расходы по налогу на прибыль включите лишь сумму отчислений в резерв, относящихся к деятельности организации на общей системе налогообложения. Подробнее об этом см. Как в налоговом учете создать резерв на оплату отпусков, выплату вознаграждений .

1. Какие организации должны формировать резерв на оплату отпусков для целей бухгалтерского учета.

3. В каком порядке используется резерв на оплату отпусков.

Резерв на оплату отпусков, о котором речь пойдет в этой статье, является не чем иным, как оценочным обязательством, формирование которого предусмотрено ПБУ 8/2010. Цель отражения в бухгалтерском учете и отчетности оценочных обязательств, в том числе по оплате отпусков, — сделать отчетность максимально достоверной и приближенной к реальности. То есть в отчетности должны отражаться не только обязательства, которые организация фактически приняла на себя, но и те, исполнение которых неизбежно наступит в будущем. Действительно, у большинства работников на отчетную дату имеются неиспользованные дни отпуска, которые, в соответствии с трудовым законодательством, работодатель обязан предоставить и оплатить (или выплатить компенсацию в случае увольнения). Таким образом, на любую отчетную дату у организации имеются оценочные обязательства перед работниками по оплате накопившихся неиспользованных дней отпуска, а также оценочные обязательства перед бюджетом по уплате страховых взносов с сумм таких отпускных. О том, как сформировать резерв на оплату отпусков для целей бухгалтерского учета, — читайте далее в статье.

Формирование резерва на оплату отпусков

В соответствии с п. 3 ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы», отражать оценочные обязательства в бухгалтерском учете и отчетности обязаны все организации, за исключением тех, которые вправе применять упрощенные способы ведения бухгалтерского учета, включая упрощенную бухгалтерскую (финансовую) отчетность. Организации, которые вправе вести упрощенный бухучет перечислены в п. 4 ст. 6 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», к ним относятся, в том числе и субъекты малого предпринимательства (за исключением перечисленных в п. 5 ст. 6 Закона № 402-ФЗ). Таким образом, большинство организаций, относящихся к субъектам малого предпринимательства, не обязаны формировать в бухгалтерском учете резерв на оплату отпусков .

! Обратите внимание: Те организации, которые создают резерв на оплату отпусков (формируют оценочное обязательство по оплате отпусков) должны отразить это в учетной политике для целей бухгалтерского учета . Также в учетной политике необходимо прописать способ расчета резерва, о котором речь пойдет ниже.

Формировать «отпускной» резерв нужно не реже, чем на каждую отчетную дату. Например, если организация сдает только годовую бухгалтерскую отчетность, то формировать резерв нужно не реже, чем один раз в год – на 31 декабря. Если в организации предусмотрено поквартальное представление отчетности, то резерв нужно создавать не реже, чем на последнее число каждого квартала. Возможно и более частое создание резерва: каждый месяц. Такой вариант является самым точным, поскольку с каждым отработанным месяцем количество дней ежегодного оплачиваемого отпуска, на которые работники имеют право, увеличивается. Однако ежемесячное создание резерва является вместе с тем и самым трудоемком вариантом. Поэтому каждая организация выбирает для себя наиболее оптимальную периодичность формирование резерва на оплату отпусков и закрепляет ее в учетной политике.

Итак, в зависимости от выбранной периодичности, отчисления в резерв на оплату отпусков производятся на последнее число :

• месяца;
• квартала;
• года.

Согласно ПБУ 8/2010 (п. 8), все оценочные обязательства, в том числе и по оплате отпусков, отражаются на счете учета резервов предстоящих расходов, то есть на счете 96. При этом к счету 96 можно открыть соответствующий субсчет «Резерв на оплату отпусков». Отчисления в резерв по оплате отпусков делаются в дебет тех же счетов, на которые начисляется заработная плата работникам:

Дебет счета	Кредит счета
20 «Основное производство»		Начислен резерв на оплату отпусков производственных рабочих
23 «Вспомогательные производства»	96 «Резерв на оплату отпусков»	Начислен резерв на оплату отпусков работников вспомогательных производств
26 «Общехозяйственные расходы»	96 «Резерв на оплату отпусков»	Начислен резерв на оплату отпусков работников администрации и общехозяйственного персонала
44 «Расходы на продажу»	96 «Резерв на оплату отпусков»	Начислен резерв на оплату отпусков работников, занятых в продажах
08 «Вложения во внеоборотные активы»	96 «Резерв на оплату отпусков»	Начислен резерв на оплату отпусков работников, занятых созданием внеоборотных активов (строительство зданий и сооружений и т.д.)

Если организация все затраты, в том числе на оплату труда, учитывает на счете 20, то, соответственно и резерв на оплату отпусков будет начисляться в дебет этого счета.

Сумма сформированного на отчетную дату резерва на оплату отпусков (кредит счета 96) отражается в пассиве бухгалтерского баланса по строке 1540 «Оценочные обязательства».

Расчет суммы резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете

В нормативных документах по бухгалтерскому учету порядок расчета величины резерва на оплату отпусков не установлен, то есть организации вправе определять его самостоятельно, закрепив в своей учетной политике. При этом нужно иметь в виду следующее (п. 15, 16 ПБУ 8/2010):

Оценочное обязательство признается в бухгалтерском учете организации в величине, отражающей наиболее достоверную денежную оценку расходов, необходимых для исполнения (погашения) обязательств по состоянию на отчетную дату.

Величина оценочного обязательства определяется организацией на основе имеющихся фактов хозяйственной жизни организации, опыта в отношении исполнения аналогичных обязательств, а также, при необходимости, мнений экспертов. Организация обеспечивает документальное подтверждение обоснованности такой оценки.

Таким образом, для обоснования суммы начисленного резерва на оплату отпусков организации необходимо:

• установить в учетной политике способ расчета величины резерва, обеспечивающий наиболее достоверную оценку расходов по оплате неиспользованных дней отпуска работников, а также страховых взносов с этих сумм;
• расчет величины резерва оформить по самостоятельно разработанной и утвержденной форме (например справкой бухгалтера) с приложением подтверждающих документов (расчетные ведомости, данные о количестве неиспользованных отпусков и другие сведения, необходимые для расчета).

Способов расчета величины резерва на оплату отпусков может быть множество. В этой статье мы подробно разберем один из них, который наиболее достоверно отражает величину обязательств организации по оплате неиспользованных отпусков – исходя из фактического количества неиспользованных дней отпуска и среднего дневного заработка.

Шаг 1. Распределить всех работников по группам в зависимости от того, в дебет какого счета начисляется их заработная плата (20, 23, 26, 44, 08).

Шаг 2. Определить количество дней отпуска, на которое имеет право каждый работник, включая дополнительные оплачиваемые отпуска, на конец периода (последний день года, квартала, месяца).

Расчет среднего дневного заработка можно произвести несколькими способами. Они будут различаться по степени точности и трудоемкости.

1. По сумме начисленной заработной платы:

1. По сумме

! Обратите внимание: Расчет резерва по оплате отпусков можно производить исходя из фактического среднего дневного заработка каждого отдельного работника (а не по группе) и количества дней отпуска, положенных каждому работнику. Величина резерва будет равна сумме обязательств перед каждым работником. Такой вариант расчета самый точный, однако, и самый трудоемкий.

Пример расчета резерва на оплату отпусков

Организация «Вектор» приняла решение ежеквартально формировать резерв на оплату отпусков в бухгалтерском учете с 2015 года. Заработная плата всех работников начисляется на счет 20, суммарный тариф страховых взносов составляет 30,2%, количество работников составляет 25 человек. На 31.03.15 имеются следующие данные:

• Количество дней неиспользованных дней отпуска всех работников – 100;
• Сумма заработной платы, начисленной всем работникам за 1 квартал 2015 – 1 500 000 руб.;
• Количество дней в 1 квартале 2015 – 90.

Рассчитаем сумму резерва на 31.03.2015:

• Средний дневной заработок: 1 500 000 / 90 / 25 = 666,67 руб.
• Сумма резерва на оплату отпусков: (666,67 х 30,2% + 666,67) х 100 = 86 800,43 руб.

Использование и корректировка резерва на оплату отпусков

Если организация создала резерв на оплату отпусков, то за счет резерва начисляются следующие суммы :

• отпускные;
• компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении;
• страховые взносы с сумм отпускных и компенсаций.

При использовании резерва в бухгалтерском учете составляются следующие проводки:

Если сформированного резерва не хватает на покрытие отпускных (то есть сальдо счета 96 стало нулевым), то суммы отпускных, компенсаций за неиспользованный отпуск и страховых взносов начисляются в обычном порядке: в дебет соответствующих счетов учета затрат (20, 23, 26, 44, 08).

Если сумма резерва по оплате отпусков превысила сумму фактически начисленных отпускных, то сумму превышения необходимо учесть при формировании резерва на следующую отчетную дату. Как это сделать, рассмотрим на примере.

Пример корректировки резерва на оплату отпусков

Воспользуемся условиями первого примера: заработная плата и количество работников ООО «Вектор» во 2 квартале 2015 года такие же, как и в 1. На 31.03.15 у ООО «Вектор» сформирован резерв на оплату отпусков в сумме 86 800,43 руб.

По состоянию на 30.06.15:

• Фактически начислено отпускных (и страховых взносов с них) за 2 квартал 2015 г. – 47 523,05 руб.
• Количество неиспользованных дней отпуска — 120

Рассчитаем сумму отчислений в резерв, которые необходимо произвести 30.06.15:

• Остаток неиспользованной суммы резерва по состоянию на 30.06.15 (Кредит сч. 96): 86 800,43 – 47 523,05 = 39 277,38
• Сумма резерва, рассчитанная на 30.06.15 (на покрытие обязательств по оплате неиспользованных дней отпуска):
  • Средний дневной заработок: 1 500 000 / 91 / 25 = 659,34 руб.
  • Сумма резерва на оплату отпусков: (659,34 х 30,2% + 659,34) х 120 = 103 015,28 руб.
• Сумма отчислений в резерв, произведенных 30.06.15: 103 015,28 – 39 277,38 = 63 737,90 руб.

Итак, мы выяснили, кому и для чего необходимо формировать резерв на оплату отпусков, или, в соответствии с ПБУ 8/2010, оценочное обязательство на оплату отпусков, а также как это сделать. Предлагаю еще раз обратить внимание на основные моменты :

• формировать оценочное обязательство по оплате отпусков в бухгалтерском учете должны все организации, за исключением тех, которые имеют право применять упрощенные способы ведения учета и составления отчетности;
• способ расчета резерва на оплату отпусков должен быть закреплен в учетной политике для целей бухгалтерского учета;
• расчет отчислений в резерв необходимо оформить .

Вопрос:

Должно ли государственное бюджетное учреждение формировать резерв на оплату отпусков?

В соответствии с Письмом Минфина РФ от 05.06.2017 № 02-06-10/34914 исходя из положений Инструкции № 157н отражение обязательств по предстоящей оплате отпусков за фактически отработанное время, включая платежи по обязательному социальному страхованию на указанные выплаты, на счете резерва предстоящих расходов на оплату отпусков, включая платежи на выплаты по оплате труда, является обязанностью учреждения. Таким образом, государственные (муниципальные) учреждения независимо от типа должны формировать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков. Причем формирование названного резерва, включая платежи на выплаты по оплате труда (отложенные обязательства по оплате отпусков за фактически отработанное время), следует производить независимо от источника финансового обеспечения указанных выплат.

Обоснование. В силу требований п. 302.1 Инструкции № 157н организации государственного сектора в целях равномерного отнесения расходов на финансовый результат своей деятельности могут создавать резерв предстоящих расходов. Данные расходы подлежат отражению на счете 0 401 60 000 «Резервы предстоящих расходов». В числе прочих учреждением может быть создан и резерв на оплату отпусков.

В соответствии с п. 302.1 Инструкции № 157н обязательства, не определенные по величине и (или) времени исполнения, в том числе обязательства в счет предстоящей оплаты отпусков за фактически отработанное время или компенсаций за неиспользованный отпуск, в том числе при увольнении, включая платежи на обязательное социальное страхование сотрудника (служащего) учреждения на указанные выплаты, подлежат отражению на счете 0 401 60 000 «Резервы предстоящих расходов».

При этом резерв должен использоваться только на покрытие тех затрат, в отношении которых был изначально создан.

Согласно ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

Таким образом, по истечении каждого месяца работы сотрудника учреждения у работодателя (учреждения) возникает перед ним обязанность по предоставлению выплат за соответствующие дни отпуска. Начисление данных обязательств подлежит отражению на счете 0 401 60 000.

Согласно Трудовому кодексу работодатель вправе предоставить отпуск до отработки работником периода, за который предоставляется отпуск. На такие выплаты на счетах резерва предстоящих расходов на оплату отпусков, включая платежи на выплаты по оплате труда, начисления не производятся.

В Письме № 02-06-10/34914 Минфин высказал мнение, что исходя из положений Инструкции № 157н отражение обязательств по предстоящей оплате отпусков за фактически отработанное время, включая платежи по обязательному социальному страхованию на указанные выплаты, на счете резерва предстоящих расходов на оплату отпусков, включая платежи на выплаты по оплате труда, является обязанностью учреждения. Таким образом, государственные (муниципальные) учреждения (в том числе бюджетные, казенные и автономные) должны формировать резерв предстоящих расходов на оплату отпусков. Причем формирование обозначенного резерва, включая платежи на выплаты по оплате труда (отложенные обязательства по оплате отпусков за фактически отработанное время), следует производить независимо от источника финансового обеспечения указанных выплат.

Решение о формировании резерва предстоящих расходов на оплату отпусков должно быть зафиксировано в учетной политике. При этом недостаточно указать только счет, на котором будут аккумулироваться суммы накопления (резервирования) предстоящих расходов. Информацию необходимо раскрыть более полно.

Рекомендации по расчету резерва предстоящих расходов на оплату отпусков приведены в Письме Минфина РФ от 20.05.2015 № 02-07-07/28998 «О порядке отражения в учете операций с отложенными обязательствами». В нем финансовое ведомство разъяснило: кроме детализации самих резервов, в учетной политике учреждения нужно прописать методы оценки обязательств. Порядок и методы формирования оценочного значения зависят от вида создаваемого резерва. Порядок расчета оценочного значения по отложенным обязательствам по оплате накапливаемых отпусков (по создаваемому резерву на оплату отпусков за фактически отработанное время) приведен в приложении 3 к Письму Минфина РФ № 02-07-07/28998.

Согласно названному приложению оценочное обязательство в виде резерва на оплату отпусков за фактически отработанное время может определяться ежемесячно (ежеквартально, ежегодно) на последний день месяца (квартала, года), исходя из данных о количестве дней неиспользованного отпуска по всем сотрудникам на указанную дату, предоставленных кадровой службой.

Резерв при этом рассчитывается ежемесячно (ежеквартально, ежегодно) как сумма:

• оплаты отпусков сотрудникам за фактически отработанное время на дату расчета;
• взносов на обязательное пенсионное и медицинское страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности, в связи с материнством, от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Сумма расходов на оплату предстоящих отпусков может определяться по одной из трех методик.

Методика 1. Расчет средней зарплаты производится персонифицированно по каждому сотруднику по следующей формуле:

Резерв отпусков = К х ЗП, где:

К – количество не использованных сотрудником дней отпуска за период с начала работы на дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года);

ЗП – среднедневной заработок сотрудника, исчисленный по правилам расчета среднего заработка для оплаты отпусков на дату вычисления резерва.

Методика 2. Средняя зарплата рассчитывается по учреждению в целом по формуле:

Резерв расходов на оплату отпусков = К x ЗПср, где:

К – общее количество не использованных всеми сотрудниками дней отпуска за период с начала работы на дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года);

ЗПср – средняя заработная плата по всем сотрудникам учреждения в целом.

Методика 3. Расчет средней зарплаты осуществляется по отдельным категориям сотрудников (группам персонала):

Резерв = К1 х ЗПср1 + К2 х ЗПср2 + К3 х ЗПср3, где:

К1, К2, К3 – количество всех дней неиспользованного отпуска каждой категории сотрудников (группы персонала);

ЗПср1, ЗПср2, ЗПср3 – средняя зарплата, рассчитанная по каждой категории сотрудников (группе персонала).

Учреждение может самостоятельно выбрать любую из приведенных методик, исходя из численности персонала, трудоемкости процедур, наличия необходимого программного обеспечения. При этом стоит отметить, что методика 1 (где расчет суммы расходов, связанных с отпуском, производится индивидуально по каждому работнику) наиболее трудоемкая, но считается идеальной, поскольку позволяет точно определить сумму расходов на предполагаемые отпуска, а следовательно, более равномерно распределить расходы, относимые на финансовый результат деятельности учреждения. Для использования данной методики необходимо установить по каждому работнику:

• количество предполагаемых дней отпуска;
• средний дневной заработок.

Методики 2 и 3 являются более простыми и менее трудоемкими, причем последняя позволяет рассчитывать расходы на оплату отпусков по каждому структурному подразделению учреждения.

Что же касается определения резерва на оплату страховых взносов, он исчисляется с учетом методики расчета резерва на оплату отпусков. Поэтому сумма страховых взносов при формировании данного резерва может быть рассчитана по каждому работнику индивидуально, в среднем по учреждению или по каждой категории работников (группе персонала). Возможен расчет с учетом предельной величины базы для начисления страховых взносов на основании информации за предшествующий период и применяемого повышающего коэффициента.

Напомним, Постановлением Правительства РФ от 15.11.2017 № 1255 предусмотрено, что в 2018 году:

• предельная величина базы для начисления страховых взносов, уплачиваемых в ФСС, составляет 815 000 руб.;
• предельная величина базы для начисления страховых взносов, уплачиваемых в ПФР, равна 1 021 000 руб.

Страховые взносы в ФФОМС начисляются на всю сумму выплат и вознаграждений в пользу физических лиц без учета предельной величины базы для начисления страховых взносов.

При использовании методики 1 резерв на оплату страховых взносов будет определяться по формуле:

Резерв стр. взн. = К х ЗП х С,

где С – ставка страховых взносов (здесь и далее).

При использовании методики 2:

Резерв стр. взн. = К х ЗПср х С.

При использовании методики 3:

Резерв стр. взн. = (К1 х ЗПср1 + К2 х ЗПср2 + К3 х ЗПср3) х С.

В соответствии с Указаниями № 65н< расходы учреждения на выплату отпускных отражаются по виду расходов 111 «Фонд оплаты труда учреждений» в увязке с подстатьей 211 «Заработная плата» КОСГУ.

Операции по формированию резервов на оплату отпусков, включая платежи на оплату труда (отложенных обязательств по оплате отпусков за фактически отработанное время), предусмотренных в рамках формирования учетной политики субъекта учета, отражаются по кредиту счета 0 401 60 000 «Резервы предстоящих расходов» и дебету соответствующих счетов аналитического учета счетов 0 401 20 200 «Расходы экономического субъекта», 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг».

Начисление расходов (расчетов по обязательствам), на которые был ранее образован резерв, отражается по дебету счета 0 401 60 000 «Резервы предстоящих расходов» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счетов 0 302 11 000 «Расчеты по принятым обязательствам», 1 303 00 000 «Расчеты по платежам в бюджеты».

Принятие учреждением обязательств в сумме сформированных резервов предстоящих расходов отражается по дебету счета 0 506 90 000 «Право на принятие обязательств на иные очередные годы (за пределами планового периода)» и кредиту счета 0 502 99 000 «Отложенные обязательства на иные очередные годы (за пределами планового периода)».

При этом сумма уменьшения обязательств по сформированному резерву (корректировка размера резерва) предстоящих расходов, принятие обязательств по расходам за счет сформированного резерва в соответствующем финансовом году отражаются способом «красное сторно».

Искажение отчетности.

В ходе проверки органом государственного финансового контроля установлен факт неотражения автономным учреждением в сведениях по дебиторской и кредиторской задолженности учреждения (ф. 0503769) дебиторской задолженности в сумме 25 000 руб. При этом в самом балансе государственного (муниципального) учреждения (ф. 0503730) данная задолженность отражена. Будет ли это считаться искажением бухгалтерской отчетности? Чем грозит признание данного факта искажением отчетности?

Неотражение в сведениях по дебиторской и кредиторской задолженности учреждения (ф. 0503769) какой-либо информации является искажением бухгалтерской отчетности. В случае установления данного факта должностное лицо учреждения может быть привлечено к административной ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ.

Обоснование. В силу ст. 13 Закона о бухгалтерском учете бухгалтерская (финансовая) отчетность должна давать достоверное представление о финансовом положении экономического субъекта на отчетную дату, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчетный период, необходимое пользователям этой отчетности для принятия экономических решений.

Состав бухгалтерской (финансовой) отчетности организаций государственного сектора устанавливается в соответствии с бюджетным законодательством РФ (ч. 4 ст. 14 Закона о бухгалтерском учете).

Согласно п. 12 Инструкции № 33н в состав бухгалтерской отчетности автономного учреждения включаются следующие формы:

• баланс государственного (муниципального) учреждения (ф. 0503730);
• справка по консолидируемым расчетам учреждения (ф. 0503725);
• справка по заключению учреждением счетов бухгалтерского учета отчетного финансового года (ф. 0503710);
• отчет об исполнении учреждением плана его финансово-хозяйственной деятельности (ф. 0503737);
• отчет об обязательствах учреждения (ф. 0503738);
• отчет о финансовых результатах деятельности учреждения (ф. 0503721);
• отчет о движении денежных средств учреждения (ф. 0503723) (введен с 01.01.2016);
• пояснительная записка к балансу учреждения (ф. 0503760);
• разделительный (ликвидационный) баланс государственного (муниципального) учреждения (ф. 0503830).

В соответствии с п. 56 Инструкции № 33н сведениях по дебиторской и кредиторской задолженности учреждения (ф. 0503769) входят в состав разд. 4 «Анализ показателей отчетности учреждения» пояснительной записка к балансу учреждения (ф. 0503760).

Таким образом, сведения по дебиторской и кредиторской задолженности учреждения (ф. 0503769) входят в состав бухгалтерской отчетности.

В силу п. 5 Инструкции № 33н бухгалтерская отчетность должна включать показатели деятельности всех подразделений экономического субъекта, включая его филиалы и представительства, независимо от их места нахождения.

Пунктом 3 Инструкции № 157н определено, что бухгалтерская (финансовая) отчетность должна давать достоверное представление о финансовом положении экономического субъекта на отчетную дату, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчетный период. Указанным пунктом также предусмотрено, что в бухгалтерском учете подлежит отражению информация, не содержащая существенных ошибок и искажений, позволяющая ее пользователям положиться на нее как на правдивую. В целях бухучета существенной признается информация, пропуск или искажение которой могут повлиять на экономическое решение учредителей учреждения (пользователей информации), принятое на основании данных бухгалтерского учета и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности субъекта учета.

С учетом вышеизложенного неотражение в сведениях по дебиторской и кредиторской задолженности учреждения (ф. 0503769) какой-либо информации является искажением бухгалтерской отчетности.

При выявлении контрольным органом факта искажения отчетности учреждение (виновное лицо) может быть привлечено к административной ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ.

Объектом правонарушения по ст. 15.11 КоАП РФ является совокупность способов ведения бухгалтерского учета, образующего учетную политику организаций, независимо от их организационно-правовых форм.

Объективную сторону правонарушения составляет искажение данных бухгалтерского учета, в том числе связанных с искажением сумм начисленных налогов и сборов, а также нарушение срока хранения учетных документов.

Согласно ст. 15.11 КоАП РФ грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности, влечет наложение на должностных лиц административного штрафа в размере от 5 000 до 10 000 руб. При этом под грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности, понимаются:

• занижение сумм налогов и сборов не менее чем на 10% вследствие искажения данных бухгалтерского учета;
• искажение любого показателя бухгалтерской (финансовой) отчетности, выраженного в денежном измерении, не менее чем на 10%;
• регистрация не имевшего места факта хозяйственной жизни либо мнимого или притворного объекта бухгалтерского учета в регистрах бухучета;
• ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых регистров бухгалтерского учета;
• составление бухгалтерской (финансовой) отчетности не на основе данных, содержащихся в регистрах бухгалтерского учета;
• отсутствие у учреждения первичных учетных документов, и (или) регистров бухгалтерского учета, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности, и (или) аудиторского заключения о бухгалтерской (финансовой) отчетности (если проведение аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности является обязательным) в течение установленных сроков хранения таких документов.

За повторное грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету налагается административный штраф от 10 000 до 20 000 руб. или применяется дисквалификация на срок от одного года до двух лет. При этом повторным совершением административного правонарушения является совершение правонарушения в тот период, когда лицо считается подвергнутым административному наказанию за совершение однородного административного правонарушения (п. 2 ч. 1 ст. 4.3 КоАП РФ). Напомним, что лицо, которому назначено административное наказание за совершение административного правонарушения, признается подвергнутым данному наказанию со дня вступления в законную силу постановления о назначении административного наказания до истечения одного года со дня окончания исполнения этого постановления (ст. 4.6 КоАП РФ).

Исходя из примечания 2 к ст. 15.11 КоАП РФ должностные лица освобождаются от административной ответственности за административные правонарушения, предусмотренные обозначенной статьей:

• при представлении уточненной налоговой декларации (расчета) и уплате на основании данной налоговой декларации (расчета) неуплаченных сумм налогов, сборов и соответствующих пеней с соблюдением условий, зафиксированных в п. 3, 4 и 6 ст. 81 НК РФ;
• при исправлении ошибки в установленном порядке (включая представление пересмотренной бухгалтерской отчетности) до утверждения бухгалтерской отчетности в закрепленном законодательством РФ порядке.

Необходимо отметить, что действующим в настоящее время законодательством, регулирующим ведение бухгалтерского (бюджетного) учета, составление и представление бухгалтерской (бюджетной) отчетности, однозначно не определен термин «недостоверная отчетность», а также не установлен перечень условий (искажений), при которых отчетность квалифицируется как недостоверная.

По мнению Минфина, высказанному в Письме от 07.09.2017 № 02-06-10/57741, на достоверность отчетности оказывают влияние не все ошибки (искажения), а только существенные, которые повлекли изъятие и (или) искажение показателей отчетности, необходимых внешним пользователям для принятия решений, в частности решения об объеме ожидаемых доходных (финансовых) поступлений, ожидаемых выплат средств ввиду наличия требований кредиторов, объема расходов, необходимых для осуществления деятельности субъекта учета (объема его финансового обеспечения).

Например, ошибки в аналитическом учете объектов имущества (машин, оборудования, прочих основных средств), которые не повлекли неправильное исчисление амортизации (налога на имущество организаций), не формируют отклонения по величине активов субъекта учета и не влияют на принятие финансовых решений пользователем отчетности. Соответственно, такое искажение аналитических показателей не влияет на достоверность отчетности.

Вместе с тем отражение на балансовых счетах учета основных средств информации об объекте недвижимого имущества, созданном субъектом учета и фактически находящемся в его пользовании (содержании), но не закрепленном за ним на праве оперативного управления (государственная регистрация права оперативного управления, предусмотренная законодательством РФ, отсутствует), не соответствует действующим правилам бюджетного учета и создает некорректное увеличение объема основных средств, а также расходов субъекта учета по уплате налога на имущество организаций, влияя на объем финансового обеспечения субъекта учета и финансовый результат его деятельности.

Отметим, что употребляемые термины «недостоверная отчетность», «существенная ошибка (искажение), влияющая на достоверность отчетности», как любое оценочное понятие, наполняются содержанием в зависимости от фактических обстоятельств дела и с учетом толкования указанных терминов в правоприменительной практике. Следовательно, в ходе рассмотрения выявленного нарушения контрольным органом будет рассмотрена «существенность» нарушения, выраженного в неотражении в сведениях по дебиторской и кредиторской задолженности учреждения (ф. 0503769) какой-либо информации.

Вопрос:

Можно ли привлечь к административной ответственности за искажение бюджетной отчетности должностное лицо учреждения, если ранее названное лицо уже было привлечено к дисциплинарной ответственности за данное нарушение?

Привлечение должностного лица к дисциплинарной ответственности не является препятствием для привлечения того же лица к административной ответственности за это же нарушение.

Обоснование. Исходя из ст. 192 ТК РФ за совершение лицом дисциплинарного проступка, то есть за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить к нему следующие дисциплинарные взыскания:

• замечание;
• выговор;
• увольнение по соответствующим основаниям.

По смыслу данного определения под неисполнением работником без уважительных причин трудовых обязанностей понимается нарушение требований законодательства, обязательств по трудовому договору, правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, положений, приказов работодателя, технических правил и т. п.

Дисциплинарным проступком является виновное, противоправное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей, в том числе нарушение должностных инструкций, положений, приказов работодателя.

Неисполнение или ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей признается виновным, если работник действовал умышленно или по неосторожности. Не может рассматриваться как должностной проступок неисполнение или ненадлежащее выполнение обязанностей по причинам, не зависящим от работника (например, из-за отсутствия необходимых материалов, нетрудоспособности).

Противоправность действий или бездействия работников означает, что они не соответствуют законам, иным нормативным правовым актам, в том числе положениям и уставам о дисциплине, должностным инструкциям.

Дисциплинарным проступком могут быть признаны только такие противоправные действия (бездействие) работника, которые непосредственно связаны с исполнением им трудовых обязанностей.

Факт совершения работником дисциплинарного проступка должен быть оформлен в документарном виде. При этом для привлечения работника к дисциплинарной ответственности необходимо установление наличия дисциплинарного проступка, времени, места, обстоятельств, вины работника в его совершении, причинно-следственной связи между действиями работника и совершенным проступком.

Административная ответственность за искажение бюджетной отчетности закреплена в ст. 15.15.6 КоАП РФ. Согласно действующей в настоящее время редакции данной статьи непредставление или представление с нарушением сроков, установленных бюджетным законодательством и иными нормативными правовыми актами, регулирующими бюджетные правоотношения, бюджетной отчетности, либо формирование и представление с нарушением установленных требований сведений (документов), необходимых для составления и рассмотрения проектов бюджетов бюджетной системы РФ, исполнения бюджетов бюджетной системы РФ, либо представление заведомо недостоверной бюджетной отчетности или иных сведений, необходимых для составления и рассмотрения проектов бюджетов бюджетной системы РФ, исполнения бюджетов бюджетной системы РФ, влечет наложение на должностных лиц административного штрафа в размере от 10 000 до 30 000 руб.

Объект данного правонарушения – общественные отношения, возникающие в сфере бюджетных правоотношений. Объективная сторона указанного правонарушения характеризуется непредставлением или представлением с нарушением сроков, установленных бюджетным законодательством и иными нормативными правовыми актами, такой отчетности либо представлением заведомо недостоверной бюджетной отчетности или иных сведений для этих целей.

Субъектами рассматриваемого правонарушения являются должностные лица. Субъективная сторона данного правонарушения состоит как в наличии умысла, так и в возможном совершении правонарушения по неосторожности.

В силу ч. 1 ст. 2.1 КоАП РФ административным правонарушением признается противоправное, виновное действие (бездействие) физического или юридического лица, за которое данным кодексом установлена административная ответственность. Юридические лица подлежат названной ответственности за совершение указанных нарушений в случаях, предусмотренных статьями разд. II КоАП РФ или законами субъектов РФ об административных правонарушениях. Юридическое лицо признается виновным в совершении такого правонарушения, если будет установлено, что у него имелась возможность соблюдать правила и нормы, за нарушение которых обозначенным кодексом или законами субъекта РФ введена административная ответственность, но оно не приняло все зависящие от него меры по их соблюдению.

В свою очередь, должностное лицо подлежит административной ответственности в случае совершения им нарушения в связи с неисполнением либо ненадлежащим исполнением своих служебных обязанностей.

Напомним, что под должностным лицом понимается лицо, постоянно, временно или в соответствии со специальными полномочиями осуществляющее функции представителя власти, то есть наделенное в установленном законом порядке распорядительными полномочиями в отношении лиц, не находящихся в служебной зависимости от него, а также лицо, выполняющее организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, в Вооруженных Силах, других войсках и воинских формированиях РФ.

Исходя из п. 24 Постановления Пленума ВС РФ от 24.10.2006 № 18 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Особенной части Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях» за ведение бухучета и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности ответственность несет главный бухгалтер учреждения.

Вместе с тем необходимо иметь в виду, что в случае возникновения разногласий в отношении ведения бухгалтерского учета между руководителем экономического субъекта и главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухучета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухучета (ч. 8 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете):

• данные, содержащиеся в первичном учетном документе, принимаются (не принимаются) главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухучета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухучета, к регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета по письменному распоряжению руководителя экономического субъекта, который единолично несет ответственность за созданную в результате этого информацию;
• объект бухгалтерского учета отражается (не отражается) главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухучета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухучета, в бухгалтерской (финансовой) отчетности на основании письменного распоряжения руководителя экономического субъекта, который единолично несет ответственность за достоверность представления финансового положения экономического субъекта на отчетную дату, финансового результата его деятельности и движения денежных средств за отчетный период.

Отметим, что в силу ст. 7 Закона о бухгалтерском учете организация бухучета и хранения соответствующих документов находится в компетенции руководителя учреждения. Руководитель же ведение бухгалтерского учета и составление на его основе отчетности вправе передать по правилам законодательства РФ по договору (соглашению) другому учреждению, организации (централизованной бухгалтерии). При этом руководитель учреждения принимает решения в пределах его компетенции, которая определяется учредительными документами и контрактом.

Из положений п. 6 Инструкции № 191н следует, что бухгалтерская (бюджетная) отчетность подписывается руководителем и главным бухгалтером учреждения. Формы бухгалтерской (бюджетной) отчетности, содержащие плановые (прогнозные) и аналитические показатели, также подписываются руководителем финансово-экономической службы (при наличии в структуре учреждения) и (или) лицом, ответственным за формирование аналитической информации.

Бухгалтерская (бюджетная) отчетность, составленная централизованной бухгалтерией, подписывается руководителем учреждения, передавшего ведение учета, руководителем и бухгалтером-специалистом централизованной бухгалтерии, осуществляющей ведение бухгалтерского учета.

Представление централизованной бухгалтерией бухгалтерской отчетности учреждения, в отношении которого централизованная бухгалтерия производит ведение бухгалтерского учета, пользователям бухгалтерской отчетности осуществляется по согласованию с руководителем указанного учреждения.

В соглашении о передаче ведения бюджетного (бухгалтерского) учета централизованной бухгалтерии (приложении к соглашению) должны быть установлены регламент взаимодействия руководителя учреждения с бухгалтерией, содержащий обязательные гарантии по предоставлению своевременной, качественной, достоверной и оперативной информации в соответствии с законодательством РФ, в том числе по требованию руководителя учреждения, порядок информационного взаимодействия между руководителем (ответственными лицами) учреждения и централизованной бухгалтерией, порядок обмена электронными документами и сведениями, порядок оформления и принятия к учету первичных учетных документов, регламентация организации взаимодействия централизованной бухгалтерии и руководителя (ответственных лиц) учреждения по иным вопросам, необходимым для принятия экономических и хозяйственных решений субъектом учета.

Кроме того, в соглашении должна быть прописана ответственность централизованной бухгалтерии по исполнению обязательств по ведению бюджетного (бухгалтерского) учета, хранению документов, осуществлению внутреннего контроля за правильностью совершения хозяйственных операций и (или) по оформлению первичных учетных документов, по своевременности сроков формирования бюджетной (бухгалтерской) и налоговой отчетности, по подготовке платежных документов и иных функций, предусмотренных переданными полномочиями.

В соответствии с ч. 1 ст. 28.1 КоАП РФ поводами к возбуждению дела об административном правонарушении, в частности, являются:

• непосредственное обнаружение должностными лицами, уполномоченными составлять протоколы об административных правонарушениях, достаточных данных, указывающих на наличие события административного правонарушения;
• поступившие из правоохранительных органов, а также из других государственных органов, органов местного самоуправления, от общественных объединений материалы, содержащие данные, указывающие на наличие события административного правонарушения;
• сообщения и заявления физических и юридических лиц, сообщения в средствах массовой информации, содержащие данные, указывающие на наличие события административного правонарушения.

На основании ч. 1 ст. 28.3 КоАП РФ протоколы об административных правонарушениях составляются должностными лицами органов, уполномоченных рассматривать дела об административных правонарушениях согласно гл. 23 КоАП РФ, в пределах компетенции соответствующего органа.

Составлять протоколы по ст. 15.15.16 КоАП РФ вправе инспекторы Счетной палаты РФ, уполномоченные должностные лица контрольно-счетных органов субъектов РФ, должностные лица Федерального казначейства. В силу ч. 2 ст. 28.3 КоАП РФ перечень должностных лиц, имеющих право составлять протоколы об административных правонарушениях, устанавливается уполномоченными федеральными органами исполнительной власти и уполномоченными органами исполнительной власти субъектов РФ в соответствии с задачами и функциями, возложенными на эти органы федеральным законодательством.

Исходя из ст. 23.1 КоАП РФ рассмотрение дел об административных правонарушениях, ответственность за которые установлена ст. 15.11 КоАП РФ, отнесено к компетенции мировых судей. Вместе с тем, если такое административное правонарушение совершено военнослужащими и гражданами, призванными на военные сборы, рассмотрение дела относится к компетенции гарнизонных военных судов. Постановление по делу об административном правонарушении за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности должно быть вынесено не позднее трех месяцев со дня совершения административного правонарушения.

Казания о порядке применения бюджетной классификации РФ, утв. Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н.

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Инструкция о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 25.03.2011 № 33н.

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности государственных (муниципальных) учреждений, №4, 2018 год