Как заверить счет фактуру. Порядок заверения копии счета-фактуры. Подтверждает ли дубликат счета-фактуры право на вычет

Дата публикации: 28.12.2013 12:30 (архив)

Получение счета-фактуры посредником

По общему правилу, если посредник (агент) приобретает товары, работы или услуги от своего имени, то продавец (поставщик) выставляет счета-фактуры на его имя. Получив от продавца такой счет-фактуру, посредник должен зарегистрировать его в части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур. Запись в книге покупок делать не нужно, поскольку товар принадлежит принципалу, и у агента нет права на вычет (подп. «г» п. 19 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость», утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137).

Перевыставление счета-фактуры

Затем посредник должен перевыставить счет-фактуру на имя заказчика, продублировав данные из счета-фактуры, выставленного поставщиком на имя посредника. То есть агент указывает не свои реквизиты, а данные о реальном продавце этих товаров. Ведь в подпункте «в» пункта 1 Правил заполнения счета-фактуры четко сказано: при выставлении счетов-фактур принципалу (комитенту) посредник (агент или комиссионер), приобретающий от своего имени товары, работы, услуги или имущественные права, указывает полное или сокращенное наименование продавца, являющегося юрлицом, либо фамилию, имя и отчество продавца — индивидуального предпринимателя. При этом указанные счета-фактуры подписываются агентом.

Агент может дополнительно указать в таком счете-фактуре свое наименование, адрес и ИНН/КПП. Прописать эти сведения безопаснее после заполнения всех необходимых реквизитов.

Перевыставленный счет-фактуру нужно зарегистрировать в части 1 журнала полученных и выставленных счетов-фактур (п. 7 правил ведения журнала). Запись в книге продаж не делается, потому что у агента нет обязанности по начислению НДС (п. 20 Правил ведения книги продаж). Помимо перевыставленного счета-фактуры посредник передает заказчику копию исходного счета-фактуры, выставленного поставщиком, заверив ее своей подписью (подп. «а» пункта 15 Правил заполнения счета-фактуры).

Приобретение товара для нескольких покупателей

Нередко агент приобретает товары или услуги для нескольких покупателей-принципалов. В этом случае в перевыставленном принципалу счете-фактуре количество товаров (объем услуг) будет меньше, чем количество, указанное в копии счета-фактуры, выставленного агенту продавцом. Не создаст ли это препятствий к получению вычета НДС? Нет, не создаст. Подобное расхождение не является основанием для отказа в вычете у принципала.

«Сводные» счета-фактуры

Правилами не предусмотрен порядок выставления агентами сводных счетов-фактур на основании нескольких документов, полученных от разных принципалов. Поэтому объединять счета-фактуры в один и выставлять «сводный» счет-фактуру в адрес покупателя агент не вправе.

Вопрос

Организация сдает в аренду нежилые помещения.

Организация-арендатор запросила (в связи с утерей) дубликаты актов и счетов-фактур за январь, февраль и сентябрь 2014г.

У организации-арендодателя есть оригиналы счетов-фактур, а оригиналов актов нет (их не вернул арендатор). За прошедший период у организации арендодателя сменились дважды организационно-правовая форма (с ЗАО на ОАО, с ОАО на ПАО) и изменился юридический адрес в связи с переименованием улиц.

Какие реквизиты следует указывать в счет-фактуре — дубликате, такие как в оригинале за 2014г., или текущие?

Ответ

Согласно статье 169 НК РФ, счетом-фактурой является документ, который служит основанием для приемки товаров или услуг в соответствии с предъявляемыми поставщиком имущественными правами на их реализацию. Сюда относится, в первую очередь, стоимость товаров или услуг, включая налоговый вычет. Обратите внимание, что как в налоговом законодательстве, так и в правилах ведения журналов учета счетов-фактур отсутствует такое понятие, как «дубликат счета-фактуры»: документ выдается один раз и заверяется поставщиком и заказчиком. Тем не менее, общепринято считать в качестве дубликата выданный повторно экземпляр счета-фактуры с соответствующей подлиннику юридической силой.

В случае потери подлинного и уже заверенного счета-фактуры допустившая это сторона должна известить другу сторону. После этого по согласованию сторон можно приступить к оформлению нового документа, который и будет считаться дубликатом утерянного оригинала. Выписанный дубликат должен соответствовать первичному счету-фактуре и заполняться таким же образом. Необязательно, но желательно оформить также локальный акт о восстановлении счета-фактуры с указанием причины этого.

Таким образом, дубликат счет-фактуры должен содержать те же реквизиты, что и оригинал. Иначе это не будет дубликат, а новый счет-фактура.

Смежные вопросы:

1. 
   Добрый день, подскажите. Наш поставщик поставил нашему покупателю товар ж/д транспортом. в документах, выставленных в наш адрес на ж/д услуги значится не наш поставщик, а владелец вагонов, который в…...
2. 
   Что должно попадать в книгу покупок? Могут ли там появиться счета -фактуры за прошлый период?
   ✒ В книге покупок надо регистрировать документы, на основании которых вы принимаете НДС…...
3. 
   Организация на ОСНО, выставляя счета фактуры покупателям нарушила буквенную нумерацию, ошибка была замечена уже после сдачи отчетности. Пример. № СФ01 от 31.01.2016г. № СФ02 от 02.02.2016г. и тут сбой…...
4. 
   Какой минимальный пакет документов (инструкция, нормативные акты, положения и т.д.) должен присутствовать в компании в части кадровой документации и охраны труда? (Штат 14 человек)
   ✒ В организации должны оформляться…...

Какого рода ? Такой вопрос часто возникает при изучении нормативной документации относительно правил заполнения основного документа по учету НДС. В различных бухгалтерских статьях и даже профессиональных консультациях «счет-фактура» может использоваться как в мужском, так и в женском роде. Поэтому стоит разобраться, какого рода это сложносоставное слово и как оно склоняется.

Счет-фактура : склонение

Неудивительно, что бухгалтеры часто ошибаются при использовании в речи и написании сопроводительных писем слова «счет-фактура». Причем особенно часто неправильно его склоняют. Так, многие предпочитают оставлять первую часть сложного слова неизменной. Но это неправильно.

При склонении сложного составного слова неизменной остается лишь та его часть, которая и по отдельности не слоняется. Пример такого слова: какао-бобы. Слово «какао» в русском языке не склоняется, поэтому и при склонении сложносоставного слова, в которое оно входит, остается неизменным. А вот в нашем случае, в сложносоставном слове «счет-фактура», первая часть - «счет» - все же склоняется. То есть, по правилам грамматики, в слове «счет-фактура» склоняются обе составные части.

Так, например, правильно писать:

• Я направила счет-фактуру. (Винительный падеж).
• Счет-фактура получен. (Именительный падеж).
• В счете-фактуре обнаружена ошибка. (Предложный падеж).
• Не дождалась от Вас счета-фактуры. (Родительный падеж).
• По этому счету-фактуре могут возникнуть вопросы. (Дательный падеж).
• Правила работы с электронным счетом-фактурой. (Творительный падеж).

При использовании слова «счет-фактура» во множественном числе правила употребления данного названия сохраняются. Примеры склонения термина во множественном числе:

• Присланные счета-фактуры оформлены с ошибками. (Именительный падеж, множественное число).
• Этих счетов-фактур не хватает. (Родительный падеж, множественно число).
• По счетам-фактурам этого ИП следует разобраться. (Дательный падеж, множественное число).
• Выписала Вам все счета-фактуры своевременно - ожидайте почтой. (Винительный падеж, множественное число).
• Что произойдет со счетами-фактурами в следующем году? (Творительный падеж, множественное число).
• О счетах-фактурах необходимо прочитать нормативку. (Предложный падеж, множественное число).

Слово «счет-фактура» в именительном падеже должно отвечать на вопрос «что?», в родительном - «чего?», в дательном - «чему?», в винительном - «что?» , в творительном - «чем?» и в предложном - «о чем?».

Со словом «счет-фактура» в родительном падеже часто используются предлоги: до, без, от, у, из, для, с, около, вокруг, кроме, после . В дательном падеже - предлоги по и к ; в винительном - на, про, в, за, через . Это сложное слово в творительном падеже часто используется с предлогами под, за, с, между, над . А в предложном - с предлогами о, в, при и на .

Не знаете свои права?

Какого рода счет-фактура ?

Скачать образец счета-фактуры

Как склоняется счет-фактура , мы разобрались. Осталось определить, какого рода это слово: мужского или женского?

В соответствии с правилами русского языка при определении рода сложного составного слова учитывается род его ведущего компонента. Обычно ведущее слово в сложных составных словах стоит в начале конструкции.

При определении ведущего компонента в сложном слове можно воспользоваться следующим подходом. Так, ведущее слово - это наиболее широкое понятие данного термина, а вспомогательное слово лишь обозначает его характерное отличие. Так, в сложном слове «счет-фактура» ведущим, без сомнения, является «счет» - это слово обобщает тип первичных бухгалтерских документов. А часть сложного составного слова «фактура» (в переводе с латинского facturo - обработка) определяет особую форму именно этого документа, используемого в налоговом учете.

Делаем вывод, что сложное составное слово «счет-фактура» мужского рода. Ведь ведущее слово «счет», которое стоит в начале сложной конструкции, мужского рода.

Соответственно, при склонении сложного слова «счет-фактура» следует учитывать, что оно мужского рода. Так, совершенно неправильно употреблять такие словосочетания, как «выставленная счет-фактура » или «счет-фактура получена (изменена, исправлена) » и т. д.

Вдвойне неверно поступают те, кто не только считает, что слово «счет-фактура» женского рода, но еще и предпочитает первую часть сложносоставной конструкции не склонять. Довольно сильно режут слух не только юридически подкованного, но и просто грамотного человека такие фразы: «Я не получала твоей счет-фактуры , поэтому продублируй». Правильно эта фраза будет звучать так: «Я не получала твоего счета-фактуры , поэтому продублируй».

Примеры правильного употребления слова «счет-фактура» в тексте можно посмотреть в Налоговом кодексе (этому понятию посвящена статья 169), а также в ряде правительственных постановлений. Так, форма счета-фактуры утверждена постановлением № 1137 от 26 декабря 2011 года с внесенными изменениями в этом году. Кроме того, термин «счет-фактура» нередко употребляется и в арбитражных судах при рассмотрении споров налогоплательщиков с фискальными органами.

Подтверждение налоговых вычетов при утрате оригинала счета-фактуры

20.10.2017

При утере или уни-что-же-нии сче-та-фак-ту-ры у по-ку-па-те-ля есть два спо-со-ба его вос-ста-нов-ле-ния. Можно за-про-сить у про-дав-ца за-ве-рен-ную копию сче-та-фак-ту-ры или его дуб-ли-кат. Но если хо-ти-те сни-зить риск от-ка-за в вы-че-те НДС, надо про-сле-дить, чтобы по-лу-чен-ный от контр-аген-та до-ку-мент был пра-виль-но оформ-лен.

Есть ли замена оригиналу счета-фактуры

Пожар, на-вод-не-ние, пе-ре-езд, а ино-гда и про-сто раз-гиль-дяй-ство ра-бот-ни-ков могут при-ве-сти к тому, что ис-чез-нут сче-та-фак-ту-ры, слу-жа-щие ос-но-ва-ни-ем для вы-че-та вход-но-го НДС. И если ин-спек-ция при-дет с про-вер-кой, то рас-це-нит вы-че-ты необос-но-ван-ны-ми. Как ре-зуль-тат — до-на-чис-ле-ние НДС, штраф и пени. Ведь НДС-вы-че-ты под-твер-жда-ют-ся толь-ко сче-та-ми-фак-ту-рам и. Рас-чет-ным путем опре-де-лить вы-че-ты НДС нель-зя.

Если при вы-езд-ной на-ло-го-вой про-вер-ке ин-спек-ция вы-явит, что у ор-га-ни-за-ции нет до-ку-мен-тов, под-твер-жда-ю-щих «при-быль-ные» рас-хо-ды, то сумму на-ло-га на при-быль на-ло-го-ви-ки могут опре-де-лить рас-чет-ным путе м. То есть они могут рас-счи-тать не толь-ко сумму до-хо-дов, но и сумму на-ло-го-вых рас-хо-дов ком-па-нии (ис-поль-зуя дан-ные по со-по-ста-ви-мым на-ло-го-пла-тель-щи-кам). В от-но-ше-нии НДС рас-чет-ным путем на-ло-го-ви-ки могут опре-де-лить толь-ко на-ло-го-вую базу — без ее умень-ше-ния на вы-че-ты.

По-это-му в ин-те-ре-сах на-ло-го-пла-тель-щи-ка вос-ста-но-вить до-ку-мен-ты, яв-ля-ю-щи-е-ся ос-но-ва-ни-я-ми для НДС-вы-че-та.

Если ваша ком-па-ния для вос-ста-нов-ле-ния сче-та-фак-ту-ры об-ра-тит-ся к контр-аген-ту, она может по-лу-чить либо дуб-ли-кат сче-та-фак-ту-ры, либо его за-ве-рен-ную копию.

По ло-ги-ке и тот и дру-гой до-ку-мент долж-ны под-твер-ждать вычет вход-но-го НДС. Од-на-ко прямо в гл. 21 НК об этом не ска-за-но. Учи-ты-вая это об-сто-я-тель-ство, ино-гда ин-спек-то-ры дей-ству-ют по та-ко-му прин-ци-пу: нет ори-ги-на-ла сче-та-фак-ту-ры — нет и вы-че-та.

Изучаем судебную практику

Судьи стоят на сто-роне на-ло-го-пла-тель-щи-ков (ра-зу-ме-ет-ся, если нет со-мне-ний в их доб-ро-со-вест-но-сти и в под-лин-но-сти вос-ста-нов-лен-ных до-ку-мен-тов). Убе-дим-ся в этом на при-ме-ре ре-аль-ных су-деб-ных про-цес-сов.

Заверенные копии счетов-фактур

Выс-ший ар-бит-раж-ный суд еще в 2010 г. разъ-яс-нил, что вычет НДС может под-твер-ждать-ся ко-пи-я-ми сче-тов-фак-ту р. На воз-мож-ность вы-че-та по ко-пи-ям сче-тов-фак-тур ука-зы-ва-ют и дру-гие суды.

При-чем из-вест-ны слу-чаи, когда для под-твер-жде-ния НДС-вы-че-тов судьи при-зна-ют до-ста-точ-ны-ми по-лу-чен-ные от контр-аген-тов обыч-ные копии сче-тов-фак-тур и дру-гих до-ку-мен-тов, а не толь-ко за-ве-рен-ны е. Но это ско-рее ис-клю-че-ние: да-ле-ко не все суды при-ни-ма-ют про-стые ксе-ро-ко-пии для под-твер-жде-ния вы-че-то в.

Дубликаты счетов-фактур тоже в законе

Неко-то-рые ин-спек-ции сни-ма-ют НДС-вы-че-ты, если ор-га-ни-за-ция под-твер-жда-ет их дуб-ли-ка-та-ми сче-тов-фак-тур. Они на-ста-и-ва-ют на том, что вос-ста-но-вить утра-чен-ный счет-фак-ту-ру можно, толь-ко сде-лав копию ори-ги-на-ла, после чего на ней:

• долж-ны рас-пи-сать-ся лица, от-вет-ствен-ные за оформ-ле-ние по-доб-ных бумаг;
• нужно по-ста-вить пе-чать ор-га-ни-за-ции, сде-лав-шей копию.

Од-на-ко такой по-ря-док из дей-ству-ю-ще-го за-ко-но-да-тель-ства не сле-ду-ет. Ни граж-дан-ское, ни на-ло-го-вое за-ко-но-да-тель-ство не со-дер-жит за-пре-та на оформ-ле-ние контр-аген-том на-ло-го-пла-тель-щи-ка дуб-ли-ка-тов в слу-чае утра-ты до-ку-мен-то в. По-это-му вычет НДС по дуб-ли-ка-там сче-тов-фак-тур за-ко-нен.

Со-глас-ны с таким под-хо-дом и спе-ци-а-ли-сты на-ло-го-вой служ-бы.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ДУ-МИН-СКАЯ Ольга Сер-ге-ев-на

Со-вет-ник го-су-дар-ствен-ной граж-дан-ской служ-бы РФ 2 клас-са

“ На-ло-го-вые вы-че-ты про-из-во-дят-ся на ос-но-ва-нии сче-тов-фак-тур после при-ня-тия на учет по-ку-пок и при на-ли-чии пер-вич-ных учет-ных до-ку-мен-то в. При этом обя-зан-ность под-твер-ждать обос-но-ван-ность за-яв-лен-ных вы-че-тов лежит на на-ло-го-пла-тель-щи-ке.

В слу-чае утра-ты ори-ги-на-лов сче-тов-фак-тур (к при-ме-ру, в ре-зуль-та-те по-жа-ра) обос-но-вать вычет можно при по-мо-щи:

• копий сче-тов-фак-ту р;
• дуб-ли-ка-тов сче-тов-фак-ту р ” .

Оправданные недостатки в дубликатах счетов-фактур

Ин-спек-ция, от-ка-зы-вая в вы-че-те НДС по вос-ста-нов-лен-ным сче-там-фак-ту-рам, может со-слать-ся на недо-стат-ки в их оформ-ле-нии, а также на от-ли-чия дуб-ли-ка-тов от ори-ги-на-лов.

ВНИМАНИЕ

Суммы в дуб-ли-ка-те и в пер-во-на-чаль-ном сче-те-фак-ту-ре долж-ны сов-па-дать.

К при-ме-ру, под-пи-си от-вет-ствен-ных лиц на дуб-ли-ка-те и на ори-ги-на-ле сче-та-фак-ту-ры не сов-па-да-ют. Когда такие несов-па-де-ния объ-яс-ни-мы и вы-зва-ны объ-ек-тив-ны-ми при-чи-на-ми (к при-ме-ру, уволь-не-ние ра-бот-ни-ков, ко-то-рые под-пи-сы-ва-ли ори-ги-нал), судьи при-зна-ют право на вычет НДС. Они ука-зы-ва-ют, что на дуб-ли-ка-те сче-та-фак-ту-ры дол-жен рас-пи-сать-ся дей-ству-ю-щий ди-рек-тор или иное лицо, упол-но-мо-чен-ное ста-вить под-пи-си на сче-тах-фак-ту-рах на дату вы-пис-ки дуб-ли-кат а.

Более того, если дуб-ли-кат сче-та-фак-ту-ры будет под-пи-сан преж-ним ди-рек-то-ром (или глав-бу-хом), уже уво-лив-шим-ся из ор-га-ни-за-ции контр-аген-та на дату вы-пис-ки дуб-ли-ка-та, такой до-ку-мент и на-ло-го-ви-ки, и судьи со-чтут нена-сто-я-щим. Ведь он будет под-пи-сан не упол-но-мо-чен-ны-ми на то ли-ца-ми, а зна-чит, вычет НДС по-доб-ный дуб-ли-кат не под-твер-ждае т.

Ино-гда дуб-ли-кат сче-та-фак-ту-ры вы-пи-сы-ва-ет-ся с целью устра-не-ния ошиб-ки, до-пу-щен-ной в пер-во-на-чаль-ном сче-те-фак-ту-ре. Это непра-виль-но: ошиб-ки дуб-ли-ка-та-ми ис-прав-лять нельз я. А зна-чит, нель-зя при-нять к вы-че-ту суммы на-ло-га на ос-но-ва-нии сче-тов-фак-тур, ис-прав-ле-ния в ко-то-рые вне-се-ны путем оформ-ле-ния дуб-ли-ка-то в.

При вы-яв-ле-нии оши-бок про-да-вец дол-жен со-ста-вить новый, ис-прав-лен-ный счет-фак-ту-ру. В нем надо ука-зать в стро-ке 1 — дату и номер пер-во-на-чаль-но-го сче-та-фак-ту-ры, в ко-то-ром были ошиб-ки. А в стро-ке 1а — по-ряд-ко-вый номер и дату вне-се-ния ис-прав-ле-ния.

Компания предоставила акт выполненных работ (оригинал), а также копию заверенного счета-фактуры. Может ли организация принять данный НДС к вычету, имея на руках только заверенную копию данного документа? Ответ читайте в статье.

Вопрос: Организация предоставила акт выполненных работ (оригинал), а также копию заверенного счета-фактуры (подтверждающего выставленный НДС) с опозданием в закрытом периоде. Может ли организация принять данный НДС к вычету, имея на руках только заверенную копию данного документа?

Ответ: По общему правилу вычет НДС возможно заявить только при наличии оригинала счета-фактуры.

При этом если оригинальный счет-фактура утерян или потерял читаемый вид (размыты подписи, не видны цифры и пр.), то у поставщика возможно запросить заверенную копию оригинала счета-фактуры или его дубликат.

Организация вправе заявить вычет НДС по заверенной копии счета-фактуры в том случае, если не может представить его оригинал по объективным обстоятельствам.

Обоснование

«…Инспекторы сняли вычеты по всем дубликатам счетов-фактур. Это законно?..»

«…Летом переезжали в новый офис и по вине грузчиков потеряли коробку со счетами-фактурами за прошлый год. Попросили поставщиков восстановить документы. Одни распечатали дубликаты из программы, и на них расписались новые сотрудники, так как старые уже уволились. Другие контрагенты сделали копии со своего экземпляра и заверили их. На выездной проверке налоговики сняли вычеты по всем дубликатам счетов-фактур. По мнению инспекторов, необходимы оригиналы, ведь НК РФ не разрешает вычеты по дубликатам. Получается, что при утрате бумаг вычеты сгорают, но разве это законно?..»

Компания потеряла оригиналы счетов-фактур и получила от поставщиков дубликаты. Но инспекторы отказали в вычетах по этим бумагам. Как защитить вычеты, рекомендуют налоговики и независимые эксперты.

НАЛОГОВИКИ

— Если у компании есть заверенные дубликаты счетов-фактур, то вычеты не сгорают в течение трех лет. Так считают и судьи, например, в постановлении ВАС РФ от 09.11.10 № 6961/10 . Но вычеты в этом случае надо заявить в том периоде, в котором компания получила дубликаты. Ведь предъявить НДС к вычету можно лишь в периоде, когда возникло право на него. Поэтому налоговикам стоит представить переписку с контрагентами, которая подтвердит, когда вы обращались за документами и когда их получили.

— Инспекторы обоснованно отказали в вычетах. Копии не подходят, так как подтвердить вычеты можно только оригиналами. Об этом сказано в статье 169 НК РФ. Дубликаты тоже не могут быть основанием для вычетов, так как они датированы прошлым годом. А у действующих сотрудников нет полномочий, чтобы визировать счета-фактуры, выставленные до их приема на работу.

НЕЗАВИСИМЫЕ ЭКСПЕРТЫ

— Вычеты законны. Главное условие — получить правильно оформленные счета-фактуры, пусть и в виде копий или дубликатов. Также важно, чтобы дубликат или копия не отличались от оригинала. Стоит также взять у контрагента сопроводительное письмо о том, что он оформил документы взамен утерянных оригиналов.

— Инспекторы незаконно отказали в вычетах, если восстановленные документы идентичны утерянным. Отказ вы вправе оспорить в суде. Суды по аналогичным спорам поддерживают компании, например, в постановлении Федерального арбитражного суда Московского округа от 25.05.12 № А40-110048/10-140-598 . Кроме того, я рекомендую попросить у контрагента копию приказов о назначении на должность сотрудников, которые подписали дубликаты.

НАШЕ МНЕНИЕ

— Мы считаем, что вычеты не сгорают. И чтобы их подтвердить, достаточно восстановить документы. Главное, чтобы вся информация в повторных счетах-фактурах была идентична подлиннику. Исключение — подписи поставщика. Их могут завизировать те сотрудники, которые сейчас вправе подписывать документы. Для этого стоит запросить у поставщика приказы о назначении на должность и праве подписи счетов-фактур. Причем покупатель не обязан снимать вычеты за прошлый период и заявлять их в том периоде, когда получил дубликат. Ведь компания имела право на вычеты в том периоде, когда оприходовала товары и получила первичные счета-фактуры. А кодекс не требует восстанавливать НДС при потере оригиналов счетов-фактур.